Verwalter von Bürogebäuden

Ein gewerbliches Miteigentum: mehrere Ansprechpartner, technische Anlagen und Geschäftskontinuität.

Ein Bürogebäude ist ein Miteigentum, doch sein Betrieb bringt besondere Anforderungen mit sich. Eigentümer, nutzende Unternehmen, technische Betreiber und Dienstleister haben nicht immer dieselben Verantwortlichkeiten oder denselben Informationsbedarf.

Petzerhiel organisiert die Verwaltung dieser Gebäude unter Berücksichtigung ihrer beruflichen Nutzung, ihrer Ausstattung und der von den Nutzern erwarteten Kontinuität.

Mehrere Kategorien von Ansprechpartnern

Die Verwaltung kann Folgende zusammenbringen:

Miteigentümer ;
gewerbliche Mieter ;
Verwaltungsleitungen ;
Standortverantwortliche ;
Facility Manager ;
Wartungsunternehmen ;
Versicherer ;
Ingenieurbüros ;
Behörden.

Jede Anfrage muss dem richtigen Verantwortlichen zugewiesen werden. Ein von einem Nutzer gemeldeter Vorfall kann in den Zuständigkeitsbereich des Einheitseigentümers, des Miteigentums, des Vermieters, eines Wartungsvertrags oder eines technischen Dienstleisters fallen.

Zahlreichere technische Anlagen

Bürogebäude umfassen häufig:

Zutrittskontrolle ;
automatische Türen ;
Aufzüge ;
Lüftung und Klimatisierung ;
Zentralheizung ;
Elektroinstallationen ;
Notstromaggregate ;
Alarmanlagen ;
Videoüberwachung ;
gemeinsame technische Netze oder Anlagen ;
Parkplätze ;
Ladestationen ;
Brandschutzeinrichtungen.

Die Verwaltung setzt voraus, die Verträge, Fristen, Prüfungen und den Verlauf der Einsätze zu kennen.

Geschäftskontinuität

Eine Störung in einem Bürogebäude kann unmittelbare Folgen für die Tätigkeit der Nutzer haben. Die Nachverfolgung muss es ermöglichen zu wissen:

wer den Vorfall gemeldet hat ;
wann er festgestellt wurde ;
welche Anlage betroffen ist ;
welcher Dienstleister kontaktiert wurde ;
welche vorläufige Maßnahme getroffen wurde ;
welche Frist angekündigt wurde ;
welche Entscheidung noch zu treffen ist ;
welche Unterlagen aufzubewahren sind.

Kosten und Abrechnungen

Die Verteilung der Kosten kann erschwert werden durch:

die unterschiedliche Nutzung der Einheiten ;
den individuellen Verbrauch ;
Anlagen, die bestimmten Bereichen eigen sind ;
die Nutzungszeiten ;
spezifische Verträge ;
Arbeiten in genutzten Bereichen ;
die Beziehungen zwischen Vermietern und Mietern.

Grundlage bleiben die Miteigentumsordnung, die Urkunden, die Beschlüsse der Eigentümerversammlung und die geltenden Regeln. Der Verwalter organisiert die für die Erstellung und Erläuterung der Abrechnungen erforderlichen Daten.

Arbeiten in einem genutzten Gebäude

Die Arbeiten müssen unter Berücksichtigung folgender Punkte vorbereitet werden:

des Zugangs zu den Räumlichkeiten ;
der Betriebszeiten ;
der Sicherheit ;
der Belästigungen ;
der Pflichten der Unternehmen ;
der vorläufigen Maßnahmen ;
der Information der Nutzer ;
der Abnahme und Aufbewahrung der technischen Unterlagen.

Gebäudedokumentation

Wir strukturieren insbesondere:

die Pläne ;
die Verträge ;
die Prüfberichte ;
die Anleitungen ;
die Kontaktdaten der Dienstleister ;
die technischen Zugänge ;
die Garantien ;
die Vorfallverläufe ;
die Beschlüsse der Eigentümerversammlung ;
die Budgets und Rechnungen ;
die Versicherungsunterlagen.

Geeignete Werkzeuge

Petzerhiel setzt digitale Werkzeuge ein, um Informationen zu bündeln, Anfragen zu verfolgen und den Verlauf von Entscheidungen und Einsätzen festzuhalten.

Synila bereitet zudem eine gesonderte Lösung für Bürogebäude vor. Diese Lösung wird gesondert entsprechend dem tatsächlichen Stand ihrer Entwicklung vorgestellt.