Le syndic n’est pas seulement la personne qui envoie les appels de fonds. La loi lui confie un socle de missions : exécuter le règlement et les décisions, administrer l’immeuble, assurer sa conservation et intervenir en cas d’urgence. Le règlement d’exécution ajoute des obligations très concrètes sur la comptabilité, les archives, la liste des copropriétaires et le compte bancaire.
Qui fixe la mission du syndic ?
Le mandat et les décisions de l’assemblée précisent son travail, mais ils ne remplacent pas les missions que la loi lui impose déjà.
La loi dit expressément que, indépendamment des autres pouvoirs qui lui sont confiés, le syndic doit assurer l’exécution du règlement de copropriété et des délibérations de l’assemblée, administrer l’immeuble et pourvoir à sa conservation, sa garde et son entretien. (loi du 16 mai 1975, art. 21)
Le mandat peut donc organiser et compléter cette mission. Il ne peut pas effacer le socle légal.
Que doit-il tenir à jour ?
Le règlement grand-ducal impose au syndic de tenir une liste des copropriétaires et de leurs lots. Il doit également détenir les archives, conventions, plans et registres de la copropriété, notamment le registre des procès-verbaux. (RGD du 13 juin 1975, art. 22 et 23)
Ces documents ne sont pas une collection personnelle du gestionnaire. Ils constituent la mémoire administrative de la copropriété.
Quel est son rôle dans les comptes ?
Chaque syndicat doit avoir une comptabilité séparée faisant apparaître la position de chaque copropriétaire. Le syndic prépare également le budget prévisionnel soumis au vote de l’assemblée. (RGD du 13 juin 1975, art. 24)
Les fonds reçus pour le syndicat doivent être déposés sur un compte ouvert au nom du syndicat. (RGD du 13 juin 1975, art. 28)
Que peut-il faire en cas d’urgence ?
Il peut engager de sa propre initiative les travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. (loi du 16 mai 1975, art. 21)
Mais l’urgence ne signifie pas chèque en blanc. Le règlement prévoit qu’il informe les copropriétaires et convoque immédiatement une assemblée. Pour l’ouverture du chantier et son premier approvisionnement, il peut demander une provision sans délibération préalable, après avis du conseil syndical s’il existe, dans la limite d’un tiers du devis estimatif. (RGD du 13 juin 1975, art. 27)
Peut-il engager du personnel ?
Le syndic engage et congédie le personnel du syndicat. En revanche, l’assemblée générale reste seule compétente pour fixer le nombre et la catégorie des emplois. (RGD du 13 juin 1975, art. 21)
C’est un bon exemple de la séparation entre gestion et décision collective.
Comment vérifier concrètement que la gestion est structurée ?
Plusieurs éléments sont objectivement contrôlables : au moins une assemblée générale par an, une comptabilité séparée, un compte au nom du syndicat, un registre des procès-verbaux, une liste des copropriétaires à jour et une autorisation spéciale lorsque le syndic propose certaines conventions avec des entreprises auxquelles il est lié.
La qualité de gestion ne se résume donc pas au nombre de mails envoyés. Elle se voit aussi dans la continuité des dossiers.