Der Verwalter ist nicht nur die Person, die die Zahlungsaufforderungen verschickt. Das Gesetz überträgt ihm einen Kern von Aufgaben: die Miteigentumsordnung und die Beschlüsse ausführen, das Gebäude verwalten, seine Erhaltung sicherstellen und bei Gefahr im Verzug eingreifen. Die Ausführungsverordnung fügt sehr konkrete Pflichten zur Buchführung, zu den Archiven, zur Liste der Miteigentümer und zum Bankkonto hinzu.
Wer legt die Aufgabe des Verwalters fest?
Das Mandat und die Beschlüsse der Versammlung konkretisieren seine Arbeit, ersetzen aber nicht die Aufgaben, die ihm das Gesetz bereits auferlegt.
Das Gesetz sagt ausdrücklich, dass der Verwalter unabhängig von den ihm sonst übertragenen Befugnissen für die Ausführung der Miteigentumsordnung und der Beschlüsse der Versammlung zu sorgen, das Gebäude zu verwalten und für seine Erhaltung, seine Sicherung und seine Instandhaltung zu sorgen hat. (loi du 16 mai 1975, art. 21)
Das Mandat kann diese Aufgabe also ausgestalten und ergänzen. Den gesetzlichen Kern kann es nicht streichen.
Was muss er auf dem Laufenden halten?
Die großherzogliche Verordnung verpflichtet den Verwalter, eine Liste der Miteigentümer und ihrer Einheiten zu führen. Er muss ferner die Archive, Vereinbarungen, Pläne und Register der Gemeinschaft verwahren, insbesondere das Protokollregister. (RGD du 13 juin 1975, art. 22 et 23)
Diese Unterlagen sind keine persönliche Sammlung des Geschäftsführers. Sie sind das Verwaltungsgedächtnis der Gemeinschaft.
Welche Rolle hat er bei den Konten?
Jede Gemeinschaft muss eine getrennte Buchführung haben, aus der die Position jedes Miteigentümers hervorgeht. Der Verwalter erstellt außerdem den Haushaltsvoranschlag, über den die Versammlung abstimmt. (RGD du 13 juin 1975, art. 24)
Die für die Gemeinschaft vereinnahmten Gelder sind auf einem Konto zu hinterlegen, das auf den Namen der Gemeinschaft eröffnet ist. (RGD du 13 juin 1975, art. 28)
Was darf er bei Gefahr im Verzug tun?
Er kann aus eigener Initiative die zur Bewahrung des Gebäudes erforderlichen Arbeiten veranlassen. (loi du 16 mai 1975, art. 21)
Doch Dringlichkeit ist kein Blankoscheck. Die Verordnung sieht vor, dass er die Miteigentümer unterrichtet und unverzüglich eine Versammlung einberuft. Für den Beginn der Arbeiten und deren erste Beschaffung kann er ohne vorherigen Beschluss einen Vorschuss verlangen, nach Stellungnahme des Verwaltungsbeirats, sofern ein solcher besteht, und bis zu einem Drittel des Kostenvoranschlags. (RGD du 13 juin 1975, art. 27)
Darf er Personal einstellen?
Der Verwalter stellt das Personal der Gemeinschaft ein und entlässt es. Für die Festlegung von Zahl und Kategorie der Stellen bleibt dagegen allein die Eigentümerversammlung zuständig. (RGD du 13 juin 1975, art. 21)
Das ist ein gutes Beispiel für die Trennung zwischen Geschäftsführung und gemeinschaftlicher Entscheidung.
Wie lässt sich konkret prüfen, ob die Verwaltung strukturiert ist?
Mehreres ist objektiv überprüfbar: mindestens eine Eigentümerversammlung im Jahr, eine getrennte Buchführung, ein Konto auf den Namen der Gemeinschaft, ein Protokollregister, eine aktuelle Liste der Miteigentümer und eine besondere Ermächtigung, wenn der Verwalter bestimmte Verträge mit Unternehmen vorschlägt, mit denen er verbunden ist.
Die Qualität der Verwaltung bemisst sich also nicht an der Zahl der verschickten E-Mails. Sie zeigt sich auch in der Kontinuität der Unterlagen.