Le procès-verbal ne sert pas seulement à résumer la réunion. Le règlement impose qu’il reprenne le texte de chaque délibération, le résultat de chaque vote et les noms des copropriétaires opposants, abstentionnistes ou n’ayant pas pris part au vote. Cette précision compte particulièrement parce que la contestation d’une décision est réservée aux copropriétaires opposants ou défaillants et doit être introduite dans les deux mois de la notification. (RGD du 13 juin 1975, art. 10 ; loi du 16 mai 1975, art. 34)
Que doit contenir le procès-verbal ?
Il est signé par le président de séance, le secrétaire et les membres du bureau s’il en a été constitué un.
Il reprend le texte de chaque délibération et le résultat de chaque vote. Il doit aussi préciser les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision, de ceux qui n’ont pas participé au vote et de ceux qui se sont abstenus. Des réserves sur la régularité d’une délibération peuvent également être mentionnées à la demande d’un copropriétaire opposant. (RGD du 13 juin 1975, art. 10)
Ce n’est donc pas une note de réunion rédigée librement après coup.
Pourquoi les noms des opposants sont-ils si importants ?
Parce que la loi réserve l’action en contestation aux copropriétaires opposants ou défaillants.
Le délai est de deux mois à compter de la notification des décisions, à peine de déchéance. (loi du 16 mai 1975, art. 34)
Le lien entre les deux règles est direct : le procès-verbal conserve la trace de la position prise au vote.
La feuille de présence compte-t-elle aussi ?
Oui.
Elle indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou mandataire ainsi que le nombre de voix dont il dispose. Elle est émargée par les participants et certifiée exacte par le président. (RGD du 13 juin 1975, art. 7)
C’est elle qui permet de reconstituer qui était présent, représenté ou absent.
Comment vérifier un résultat de vote ?
Chaque copropriétaire dispose en principe d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part.
Lorsque l’un d’eux possède plus de la moitié des parties communes, son nombre de voix est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. (loi du 16 mai 1975, art. 19)
Dans certaines petites copropriétés, cette règle change complètement le résultat apparent d’un vote.
Que se passe-t-il en cas de partage égal ?
La loi prévoit un mécanisme spécifique : la décision retenue est d’abord celle qui recueille le plus grand nombre de copropriétaires ; si le partage persiste, un second vote immédiat intervient, puis le tribunal peut être saisi si l’égalité demeure. (loi du 16 mai 1975, art. 19-1)
Comment la décision doit-elle être notifiée ?
Ni la loi de 1975 ni son règlement d’exécution ne fixent ici une forme unique de notification.
Comme le délai de contestation court à partir de la notification, la méthode retenue doit permettre d’établir la preuve de cette notification et de sa date. Aucun mode unique n’est imposé ; c’est la traçabilité qui compte.
Faut-il conserver les anciens procès-verbaux ?
Oui.
Le règlement impose leur inscription dans un registre spécialement ouvert et le syndic en assure la détention. (RGD du 13 juin 1975, art. 10 et 23)
La loi prévoit en outre un délai de prescription de dix ans pour de nombreuses actions personnelles nées de son application. (loi du 16 mai 1975, art. 34, al. 1)