Das Protokoll fasst die Versammlung nicht bloß zusammen. Die Verordnung verlangt, dass es den Wortlaut jeder Beratung, das Ergebnis jeder Abstimmung und die Namen der Miteigentümer wiedergibt, die dagegen gestimmt, sich enthalten oder an der Abstimmung nicht teilgenommen haben. Diese Genauigkeit zählt besonders, weil die Anfechtung einer Entscheidung nur den Miteigentümern offensteht, die dagegen gestimmt haben oder säumig geblieben sind, und binnen zwei Monaten nach der Zustellung erhoben werden muss. (RGD du 13 juin 1975, art. 10 ; loi du 16 mai 1975, art. 34)
Was muss das Protokoll enthalten?
Es wird vom Vorsitzenden der Sitzung, vom Schriftführer und von den Mitgliedern des Büros unterzeichnet, sofern ein solches gebildet wurde.
Es gibt den Wortlaut jeder Beratung und das Ergebnis jeder Abstimmung wieder. Es muss außerdem die Namen der Miteigentümer nennen, die sich der Entscheidung widersetzt haben, derjenigen, die an der Abstimmung nicht teilgenommen haben, und derjenigen, die sich enthalten haben. Auf Verlangen eines Miteigentümers, der dagegen gestimmt hat, können auch Vorbehalte zur Ordnungsmäßigkeit einer Beratung vermerkt werden. (RGD du 13 juin 1975, art. 10)
Es ist also keine frei nachträglich verfasste Sitzungsnotiz.
Warum sind die Namen der Gegenstimmen so wichtig?
Weil das Gesetz die Anfechtungsklage den Miteigentümern vorbehält, die dagegen gestimmt haben oder säumig geblieben sind.
Die Frist beträgt zwei Monate ab der Zustellung der Entscheidungen, bei sonstigem Verlust des Rechts. (loi du 16 mai 1975, art. 34)
Der Zusammenhang der beiden Regeln ist unmittelbar: das Protokoll bewahrt die Spur der im Votum eingenommenen Haltung.
Zählt die Anwesenheitsliste auch?
Ja.
Sie nennt Namen und Wohnsitz jedes Miteigentümers oder Bevollmächtigten sowie die Zahl der Stimmen, über die er verfügt. Sie wird von den Teilnehmern abgezeichnet und vom Vorsitzenden als richtig bestätigt. (RGD du 13 juin 1975, art. 7)
Sie erlaubt es, nachzuvollziehen, wer anwesend, vertreten oder abwesend war.
Wie prüft man ein Abstimmungsergebnis?
Jeder Miteigentümer verfügt grundsätzlich über eine Stimmenzahl, die seinem Anteil entspricht.
Besitzt einer von ihnen mehr als die Hälfte der gemeinschaftlichen Teile, wird seine Stimmenzahl auf die Summe der Stimmen der übrigen Miteigentümer herabgesetzt. (loi du 16 mai 1975, art. 19)
In manchen kleinen Gemeinschaften ändert diese Regel das scheinbare Ergebnis einer Abstimmung vollständig.
Was geschieht bei Stimmengleichheit?
Das Gesetz sieht einen eigenen Mechanismus vor: zunächst gilt die Entscheidung, die von der größeren Zahl der Miteigentümer getragen wird; bleibt die Gleichheit bestehen, folgt sofort eine zweite Abstimmung, und bleibt sie danach bestehen, kann das Gericht angerufen werden. (loi du 16 mai 1975, art. 19-1)
Wie ist die Entscheidung zuzustellen?
Weder das Gesetz von 1975 noch seine Ausführungsverordnung schreiben hier eine einzige Form der Zustellung vor.
Da die Anfechtungsfrist ab der Zustellung läuft, muss das gewählte Vorgehen den Nachweis dieser Zustellung und ihres Datums erlauben. Keine Form ist vorgeschrieben; es zählt die Nachvollziehbarkeit.
Sind alte Protokolle aufzubewahren?
Ja.
Die Verordnung verlangt ihre Eintragung in ein eigens eröffnetes Register, und der Verwalter verwahrt es. (RGD du 13 juin 1975, art. 10 et 23)
Das Gesetz sieht zudem eine Verjährungsfrist von zehn Jahren für zahlreiche persönliche Ansprüche aus seiner Anwendung vor. (loi du 16 mai 1975, art. 34, al. 1)