Une assemblée générale qui dérape se joue rarement le jour même : elle se joue trois semaines avant, dans la convocation et l'ordre du jour. Voici le calendrier légal et les règles de vote applicables au Luxembourg, dans l'ordre où on les rencontre.
Au moins une assemblée par an
Dans chaque syndicat de copropriétaires, une assemblée générale doit être tenue au moins une fois chaque année, et c'est en principe le syndic qui la convoque (règlement grand-ducal du 13 juin 1975).
Mais si le syndic ne convoque pas, les copropriétaires ne sont pas démunis. La convocation est de droit à la demande du conseil syndical ou de copropriétaires représentant au moins un quart des voix — seuil que le règlement de copropriété peut abaisser. Et si le syndic reste inerte plus de huit jours après une mise en demeure, c'est le président du conseil syndical qui peut convoquer l'assemblée.
Le calendrier de la convocation
La convocation doit mentionner la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi qu'un ordre du jour précis. Sauf urgence, elle est notifiée au moins 15 jours avant la date de la réunion — et le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, jamais plus court.
Deux délais s'enchaînent ensuite, et ce sont eux qui donnent aux copropriétaires la main sur le contenu de la séance :
Dans les 6 jours de la convocation — un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, notifient à la personne qui a convoqué l'assemblée les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour.
Au moins 5 jours avant la réunion — cette personne notifie aux membres de l'assemblée générale un état de ces questions.
Pourquoi l'ordre du jour est le vrai document
L'exigence d'un ordre du jour précis n'est pas une formalité de style : l'assemblée ne délibère valablement que sur les questions qui y sont inscrites. C'est lui qui informe chaque copropriétaire de ce sur quoi il va se prononcer, et lui qui déclenche la mécanique des 6 et 5 jours ci-dessus. Un point rédigé vaguement prive les absents de la possibilité de se faire représenter en connaissance de cause.
Côté préparation, la conséquence est simple : mieux vaut un ordre du jour long et explicite qu'un ordre du jour court complété oralement en séance.
La feuille de présence
Il est tenu une feuille de présence qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose. Elle est émargée par chaque présent et certifiée par le président de séance : c'est ce qui lui donne sa valeur probante, et ce qui permettra, après coup, de recalculer une majorité.
Les majorités : les régimes à ne pas confondre
Les décisions de l'assemblée générale sont prises à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés par un mandataire régulier, tous les copropriétaires ayant été dûment convoqués.
Certaines décisions relèvent en revanche de la majorité absolue de l'article 16 de la loi du 16 mai 1975 : la résolution n'est adoptée que si plus de la moitié des voix de tous les copropriétaires se prononcent en sa faveur — présents ou non. Relèvent notamment de ce régime la désignation ou la révocation du syndic et des membres du conseil syndical, les travaux de réparation, de réfection ou de remplacement qui comportent une amélioration ou une transformation d'éléments d'équipement existants — l'entretien courant, lui, relève de la majorité simple —, les travaux de rénovation énergétique, ainsi que la réalisation d'infrastructures en parties communes et les installations de production et de stockage d'énergie de sources renouvelables.
Un point compte particulièrement en petite copropriété : les voix du copropriétaire majoritaire sont réduites à la somme des voix des autres. Dans un immeuble réparti 600/400 millièmes, le majoritaire ne pèse donc que 400 voix face à 400 — la règle s'applique à tous les calculs de majorité.
La différence est décisive en pratique : sous le régime de la majorité absolue, un fort taux d'absentéisme peut suffire à faire échouer une décision, même sans aucune opposition exprimée. Mais l'absentéisme ne bloque qu'au premier tour : à défaut de cette majorité, une nouvelle assemblée statue à la majorité des présents ou représentés, et elle peut être convoquée à huit jours seulement si l'ordre du jour est identique. Un point mal préparé est donc retardé, pas enterré.
Enfin, ces deux régimes ne sont pas les seuls : le règlement de copropriété, les actes de disposition et les travaux de transformation ou d'amélioration relèvent d'une double majorité — majorité des copropriétaires représentant au moins les trois quarts des voix (article 17) —, et certaines décisions exigent l'unanimité. D'où l'intérêt d'un ordre du jour clair et d'une mobilisation en amont sur les points sensibles.
Les décisions qui engagent l'immeuble sur plusieurs années
Deux sujets reviennent aujourd'hui dans presque toutes les assemblées, et tous deux relèvent de la majorité absolue : la rénovation énergétique et la préparation de l'immeuble à recevoir des bornes de recharge. Les instruire en amont — devis, faisabilité technique, plan de financement par le fonds de travaux — est ce qui distingue un point qui passe d'un point qui revient l'année suivante.
Après l'assemblée : ce que le vote enclenche
L'assemblée annuelle approuve les comptes de l'exercice écoulé, vote le budget prévisionnel, fixe la cotisation au fonds de travaux et décide des travaux. Ces votes deviennent la base du décompte de charges de l'exercice.
Le procès-verbal doit mentionner les opposants, les abstentionnistes et les non-votants — ce n'est pas une formalité : c'est ce qui conditionne le droit de recours. La contestation d'une décision d'assemblée est en effet réservée aux copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal, à peine de déchéance (article 34). La séance n'est donc pas un point d'étape, c'est le moment où les questions se posent.
Où trouver les règles
Le déroulement de l'assemblée est encadré par le règlement grand-ducal du 13 juin 1975 (version consolidée, legilux.public.lu) et par la loi du 16 mai 1975 (version consolidée).