Eine Generalversammlung, die aus dem Ruder läuft, entscheidet sich selten am Tag selbst: sie entscheidet sich drei Wochen früher, in der Einladung und in der Tagesordnung. Hier stehen der gesetzliche Zeitplan und die in Luxemburg geltenden Abstimmungsregeln, in der Reihenfolge, in der man ihnen begegnet.
Mindestens eine Versammlung pro Jahr
In jeder Eigentümergemeinschaft muss mindestens einmal jährlich eine Generalversammlung abgehalten werden, und grundsätzlich beruft sie der Verwalter ein (großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975).
Beruft der Verwalter sie jedoch nicht ein, sind die Eigentümer nicht machtlos. Die Einberufung erfolgt von Rechts wegen auf Verlangen des Verwaltungsbeirats oder von Eigentümern, die mindestens ein Viertel der Stimmen vertreten — eine Schwelle, die die Teilungsordnung senken kann. Und bleibt der Verwalter mehr als acht Tage nach einer Mahnung untätig, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Versammlung einberufen.
Der Zeitplan der Einladung
Die Einladung muss Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung sowie eine präzise Tagesordnung angeben. Außer bei Dringlichkeit wird sie mindestens 15 Tage vor dem Versammlungstag zugestellt — und die Teilungsordnung kann eine längere Frist vorsehen, nie eine kürzere.
Danach folgen zwei weitere Fristen, und sie geben den Eigentümern Einfluss auf den Inhalt der Sitzung:
Innerhalb von 6 Tagen nach der Einladung — ein oder mehrere Eigentümer oder der Verwaltungsbeirat teilen der Person, die die Versammlung einberufen hat, die Fragen mit, deren Aufnahme in die Tagesordnung sie verlangen.
Mindestens 5 Tage vor der Versammlung — diese Person teilt den Mitgliedern der Generalversammlung eine Übersicht dieser Fragen mit.
Warum die Tagesordnung das eigentliche Dokument ist
Das Erfordernis einer präzisen Tagesordnung ist keine Stilfrage: die Versammlung kann wirksam nur über die dort aufgeführten Fragen beschließen. Sie sagt jedem Eigentümer, worüber er abstimmen wird, und löst die oben genannte 6- und 5-Tage-Mechanik aus. Ein vage formulierter Punkt nimmt den Abwesenden die Möglichkeit, sich in Kenntnis der Sache vertreten zu lassen.
Für die Vorbereitung ist die Folge einfach: eine lange und ausdrückliche Tagesordnung ist besser als eine kurze, die in der Sitzung mündlich ergänzt wird.
Die Anwesenheitsliste
Es wird eine Anwesenheitsliste geführt, die Name und Wohnsitz jedes Eigentümers und gegebenenfalls seines Vertreters sowie die Zahl der ihm zustehenden Stimmen angibt. Sie wird von jedem Anwesenden unterzeichnet und vom Vorsitzenden beglaubigt: das gibt ihr Beweiswert und erlaubt es später, eine Mehrheit nachzurechnen.
Mehrheiten: die Regime, die man nicht verwechseln darf
Beschlüsse der Generalversammlung werden mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden oder vertretenen Eigentümer gefasst, sofern alle Eigentümer ordnungsgemäß eingeladen waren.
Bestimmte Beschlüsse erfordern hingegen die absolute Mehrheit nach Artikel 16 des Gesetzes vom 16. Mai 1975: der Beschluss ist nur angenommen, wenn mehr als die Hälfte der Stimmen aller Eigentümer dafür stimmt — ob anwesend oder nicht. Darunter fallen insbesondere die Bestellung oder Abberufung des Verwalters und der Mitglieder des Verwaltungsbeirats, Reparatur-, Instandsetzungs- oder Ersatzarbeiten, die eine Verbesserung oder Umgestaltung vorhandener Ausstattungselemente beinhalten — die laufende Instandhaltung unterliegt der einfachen Mehrheit —, energetische Sanierungsarbeiten sowie die Schaffung von Infrastruktur im Gemeinschaftseigentum und Anlagen zur Erzeugung und Speicherung erneuerbarer Energie.
Ein Punkt zählt besonders in kleinen Gemeinschaften: die Stimmen eines Mehrheitseigentümers werden auf die Summe der Stimmen der übrigen reduziert. In einem Gebäude mit 600/400 Tausendsteln wiegt der Mehrheitseigentümer also nur 400 Stimmen gegen 400 — und die Regel gilt für jede Mehrheitsberechnung.
Der Unterschied ist in der Praxis entscheidend: unter dem Regime der absoluten Mehrheit kann eine hohe Abwesenheitsquote genügen, um einen Beschluss scheitern zu lassen, selbst ohne geäußerten Widerspruch. Doch die Abwesenheit blockiert nur den ersten Durchgang: fehlt diese Mehrheit, entscheidet eine neue Versammlung mit der Mehrheit der Anwesenden oder Vertretenen, und sie kann bei identischer Tagesordnung mit nur acht Tagen Frist einberufen werden. Ein schlecht vorbereiteter Punkt wird also verschoben, nicht begraben.
Schließlich sind diese beiden Regime nicht die einzigen: die Teilungsordnung, Verfügungsgeschäfte sowie Umgestaltungs- und Verbesserungsarbeiten unterliegen einer doppelten Mehrheit — Mehrheit der Eigentümer, die mindestens drei Viertel der Stimmen vertreten (Artikel 17) —, und manche Beschlüsse erfordern Einstimmigkeit. Daher der Wert einer klaren Tagesordnung und einer Vorbereitung bei heiklen Punkten.
Beschlüsse, die das Gebäude über Jahre binden
Zwei Themen kommen heute in fast jeder Versammlung vor, und beide unterliegen der absoluten Mehrheit: die energetische Sanierung und die Vorbereitung des Gebäudes auf Ladestationen. Sie vorab aufzubereiten — Angebote, technische Machbarkeit, Finanzierungsplan über den Erneuerungsfonds — unterscheidet einen Punkt, der durchgeht, von einem Punkt, der im Folgejahr wiederkommt.
Nach der Versammlung: was die Abstimmung auslöst
Die Jahresversammlung genehmigt die Konten des abgelaufenen Geschäftsjahres, beschließt das Budget, legt den Beitrag zum Erneuerungsfonds fest und entscheidet über Arbeiten. Diese Beschlüsse werden zur Grundlage der Nebenkostenabrechnung des Geschäftsjahres.
Das Protokoll muss die Gegenstimmen, Enthaltungen und Nichtwähler nennen — keine Formalität: davon hängt das Anfechtungsrecht ab. Die Anfechtung eines Versammlungsbeschlusses ist nämlich den widersprechenden oder abwesenden Eigentümern vorbehalten, innerhalb von zwei Monaten ab Zustellung des Protokolls, bei sonstigem Verlust des Rechts (Artikel 34). Die Sitzung ist daher kein Zwischenbericht, sie ist der Moment, in dem Fragen gestellt werden.
Wo die Regeln zu finden sind
Der Ablauf der Versammlung wird durch die großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975 (konsolidierte Fassung, legilux.public.lu) und durch das Gesetz vom 16. Mai 1975 (konsolidierte Fassung) geregelt.