Au Luxembourg, la procédure est précise. Une copropriété doit tenir au moins une assemblée générale par an. La convocation est en principe envoyée au moins quinze jours avant la réunion. Après réception, un copropriétaire dispose de six jours pour notifier les questions qu’il souhaite ajouter ; la personne qui a convoqué doit ensuite communiquer l’état de ces questions au moins cinq jours avant la réunion. (RGD du 13 juin 1975, art. 1 à 4)
Qui convoque l’assemblée ?
En principe, le syndic.
Le règlement prévoit au moins une assemblée générale par an. (RGD du 13 juin 1975, art. 1er)
Le conseil syndical ou des copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires peuvent également demander la convocation d’une assemblée. Leur demande doit préciser les questions à inscrire à l’ordre du jour. Le règlement de copropriété peut prévoir un seuil inférieur. (RGD du 13 juin 1975, art. 2)
Et si le syndic ne convoque pas ?
Si la demande reste sans effet pendant plus de huit jours après mise en demeure, le président du conseil syndical peut convoquer valablement l’assemblée. En l’absence de conseil syndical, la voie judiciaire prévue par le règlement peut être utilisée. (RGD du 13 juin 1975, art. 2 et 30)
Ici, huit jours ne sont pas une suggestion d’organisation : ils font partie de la procédure.
Quel délai faut-il respecter pour la convocation ?
Sauf urgence, la convocation doit intervenir au moins quinze jours avant la réunion, ou plus tôt si le règlement de copropriété impose un délai supérieur. (RGD du 13 juin 1975, art. 3)
Le règlement précise également le lieu de réunion : en principe la commune où se situe l’immeuble, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.
J’ai reçu la convocation : puis-je encore ajouter un point ?
Oui, mais rapidement.
Dans les six jours qui suivent la convocation, tout copropriétaire peut notifier à la personne qui a convoqué les questions qu’il souhaite faire ajouter. Cette personne doit ensuite notifier l’état de ces questions au moins cinq jours avant la réunion. (RGD du 13 juin 1975, art. 4)
Cela donne une réponse très concrète à la question du titre : attendre le jour de l’assemblée pour demander un vote est généralement trop tard.
Quelles pièces doivent accompagner l’ordre du jour ?
Selon le sujet, le règlement impose plusieurs catégories de documents, notamment les comptes lorsqu’ils doivent être approuvés, le budget prévisionnel lorsqu’il doit être voté, les conditions essentielles d’un contrat ou d’un devis lorsqu’il doit être approuvé, et un projet de résolution pour certaines décisions importantes, notamment des travaux privatifs affectant les parties communes. (RGD du 13 juin 1975, art. 5)
Depuis 2024, le texte a également été modifié pour intégrer la note d’information liée au comptage divisionnaire lorsque cette matière est concernée.
Peut-on voter sur un sujet apparu pendant la réunion ?
La règle est nette : l’assemblée ne délibère valablement que sur les questions inscrites à l’ordre du jour et si les notifications requises ont été faites correctement. (RGD du 13 juin 1975, art. 6)
Un débat peut donc naître en séance sans que cela autorise automatiquement un vote sur une question nouvelle.
Peut-on modifier une résolution pendant la séance ?
Le texte ne fixe pas une frontière détaillée entre un amendement acceptable et une décision devenue différente.
La prudence consiste à ne pas transformer la question soumise en une décision que les copropriétaires absents ne pouvaient pas anticiper. Une décision qui sort du cadre de l’ordre du jour peut ensuite être contestée selon les règles applicables aux décisions d’assemblée.