Un copropriétaire peut recevoir plusieurs documents au cours de l'année. Ils n'ont pas tous le même objet, et les confondre est la première cause d'incompréhension d'une situation. Voici comment les lire, dans l'ordre.
L'appel de fonds
L'appel de fonds demande le versement d'une somme. Pour être lisible, il doit identifier :
- la copropriété ;
- le copropriétaire ;
- les lots ;
- la période ;
- le budget ou la décision qui le fonde ;
- la répartition ;
- l'échéance ;
- les modalités de paiement.
Le paiement
Le paiement est le versement que vous effectuez. Pour être correctement enregistré, il doit être rapproché :
- du bon copropriétaire ;
- du bon lot ;
- du bon appel ;
- de la bonne copropriété ;
- de la bonne date.
Le solde
Le solde est la différence à un instant donné entre ce qui est appelé et ce qui est payé. Un solde débiteur peut résulter :
- d'un appel non payé ;
- d'un paiement partiel ;
- d'une régularisation ;
- d'une dépense particulière ;
- d'une affectation à corriger ;
- d'un paiement reçu après la date du relevé.
Un solde créditeur peut résulter :
- d'un paiement supérieur ;
- d'une avance ;
- d'une régularisation ;
- d'un avoir ;
- d'une correction.
Charges courantes et fonds affectés
Toutes les sommes ne servent pas au même usage. Les provisions pour charges courantes et les cotisations affectées à des travaux votés relèvent de catégories distinctes, qui doivent rester identifiables l'une de l'autre dans votre situation.
Le décompte annuel
Le décompte est le document qui remet tout à plat en fin d'exercice. Il rapproche :
- les dépenses ;
- les clés de répartition ;
- les provisions ;
- les paiements ;
- les régularisations.
Pour aller plus loin sur la lecture d'un décompte, voir Comprendre son décompte de charges de copropriété.
Les clés de répartition
Une même dépense ne se répartit pas toujours de la même façon. Selon sa nature, elle peut être répartie selon :
- les quotes-parts ou millièmes ;
- l'équipement concerné ;
- le bâtiment ;
- l'escalier ;
- la consommation ;
- l'usage ;
- la catégorie de lot.
Vérifier une question précise
Pour éclaircir un point, mieux vaut réunir les pièces avant de poser la question. Rassemblez :
- l'appel ;
- le relevé ;
- la preuve de paiement ;
- le décompte ;
- le règlement ;
- la résolution concernée ;
- la date bancaire ;
- la référence.
Points à retenir
- distinguer appel, paiement, solde et décompte ;
- comprendre les clés de répartition ;
- conserver les preuves ;
- formuler une question précise, pièces à l'appui.