Ein kleines Miteigentum ist nicht verpflichtet, seine Verwaltung einem beruflichen Verwalter anzuvertrauen. Unter bestimmten Bedingungen kann einer der Miteigentümer als Verwalter bestellt werden und die Verwaltung des Gebäudes selbst übernehmen.
Diese Möglichkeit hebt jedoch keine der Pflichten des Miteigentums auf. Der nicht berufliche Verwalter muss von der Eigentümerversammlung bestellt werden, eine getrennte Buchführung führen, die Versammlungen organisieren, die Archive aufbewahren und dieselben Betriebsregeln wie ein beruflicher Verwalter anwenden.
Welches kleine Miteigentum darf von einem Miteigentümer verwaltet werden ?
Die Regel wird oft mit dem Ausdruck « von 2 bis 9 Einheiten » zusammengefasst. Diese Formel ist ungenau. Die Befreiung von der Niederlassungsgenehmigung betrifft Gebäude mit höchstens neun Wohneinheiten, sofern mindestens eine dieser Einheiten dem vorgeschlagenen Verwalter gehört.
Die Schwelle bezieht sich also auf die Wohneinheiten und nicht auf die Gesamtzahl der in der Miteigentumsordnung aufgeführten Einheiten. Da das Kriterium ausdrücklich auf Einheiten « zu Wohnzwecken » abzielt, wird ein Keller oder ein Stellplatz — der diese Nutzung nicht hat — nicht mitgezählt ; nur Einheiten zu gemischter oder beruflicher Nutzung könnten eine Einzelfallbeurteilung erfordern.
Der Verwalter muss außerdem selbst Eigentümer einer Einheit im Gebäude sein. Ein außenstehender Dritter, selbst wenn er bereit ist, ehrenamtlich tätig zu werden, fällt nicht unter diese Befreiung.
Wie wird der nicht berufliche Verwalter bestellt ?
Der Miteigentümer, der diese Funktion annimmt, wird nicht durch bloße Vereinbarung unter Nachbarn zum Verwalter. Wie jeder Verwalter muss er von der Eigentümerversammlung mit der Mehrheit der Stimmen aller Miteigentümer bestellt werden. Sein Mandat darf drei Jahre nicht überschreiten. Es kann anschließend durch eine neue Entscheidung der Versammlung erneuert werden.
Die Tatsache, diese Tätigkeit nicht beruflich auszuüben, verringert daher weder die Rolle der Eigentümerversammlung noch die mit dem Mandat verbundene Verantwortung.
In einem kleinen Miteigentum sind zwei Regeln besonders bedeutsam. Zum einen wird, wenn ein Miteigentümer einen Anteil von mehr als der Hälfte hält, die Zahl der ihm zustehenden Stimmen auf die Summe der Stimmen der übrigen Miteigentümer herabgesetzt: er kann also nicht allein entscheiden. Zum anderen gilt bei Stimmengleichheit die Entscheidung, für die die größte Zahl von Miteigentümern gestimmt hat; besteht sowohl bei den Stimmen als auch bei den Miteigentümern Gleichstand, so findet sofort eine zweite Abstimmung statt, und andernfalls kann jeder Miteigentümer das Bezirksgericht anrufen.
Muss man Buchhalter sein, um diese Funktion auszuüben ?
Es ist kein Buchhaltungsdiplom erforderlich. Die buchhalterischen Pflichten bleiben jedoch dieselben. Der Verwalter führt für die Miteigentümergemeinschaft eine von seinem persönlichen Vermögen getrennte Buchführung. Diese Buchführung muss die Situation jedes Miteigentümers erkennen lassen.
Die Mittel des Miteigentums müssen ebenfalls auf einem im Namen der Gemeinschaft eröffneten Konto verwaltet werden. Die für das Gebäude vereinnahmten Beträge dürfen niemals mit dem persönlichen Geld des Verwalters vermischt werden.
Die Verteilung der Lasten erfolgt nach den anwendbaren Anteilen und, sofern vorgesehen, nach dem individuell gemessenen Verbrauch. Die Schwierigkeit liegt daher nicht zwangsläufig in komplexen Berechnungen, sondern in der Regelmäßigkeit der Buchungen, der Aufbewahrung der Belege und der Fähigkeit, die Konten zu erläutern.
Welche Aufgaben müssen tatsächlich wahrgenommen werden ?
Ein Miteigentum selbst zu verwalten bedeutet insbesondere, die Konten zu führen, das Budget vorzubereiten, die Vorschüsse anzufordern, die Eigentümerversammlung einzuberufen, die Entscheidungen vorzubereiten, die Protokolle zu verfassen, die Verträge zu verfolgen und die Archive aufzubewahren. Diese Archive gehören der Miteigentümergemeinschaft und nicht der Person, die die Funktion des Verwalters ausübt.
Der Verwalter muss außerdem die Arbeiten, die Vorfälle, die Zahlungen, die etwaigen Zahlungsrückstände und die von der Versammlung getroffenen Entscheidungen verfolgen. Selbst in einem kleinen Gebäude müssen diese Aufgaben dokumentiert werden, damit die Verwaltung von einer anderen Person verstanden und übernommen werden kann.
Müssen kleine Miteigentümergemeinschaften einen Fonds de travaux bilden ?
Ja. Der Fonds de travaux ist für die dem Gesetz vom 16. Mai 1975 unterliegenden Miteigentümergemeinschaften obligatorisch, unabhängig von ihrer Größe. Er betrifft nicht nur die großen Gebäude und nicht nur die vollständig zu Wohnzwecken genutzten Gebäude. Auch die gemischten Gebäude sind betroffen, ebenso die Gesamtheit der Einheiten, einschließlich der Keller und der Stellplätze. Die in den Fonds de travaux eingezahlten Beträge müssen von den für die laufenden Lasten bestimmten Vorschüssen getrennt bleiben.
Bevor man loslegt
Die nicht berufliche Verwaltung kann für ein einfaches Miteigentum geeignet sein, in dem die Miteigentümer zusammenarbeiten und in dem einer von ihnen bereit ist, Zeit für die Verwaltung aufzuwenden. Sie wird heikler, wenn die Konten alt oder unvollständig sind, wenn bedeutende Arbeiten geplant sind, wenn Zahlungsrückstände bestehen oder wenn die Beziehungen zwischen den Miteigentümern konfliktbeladen sind.
Die Frage ist daher nicht nur, ob die direkte Verwaltung erlaubt ist. Man muss auch prüfen, ob das Miteigentum über die Zeit, die Sorgfalt und die Kontinuität verfügt, die erforderlich sind, um sie ordnungsgemäß zu übernehmen.
Wo die Regeln zu finden sind
Die Funktionsweise des Miteigentums und die Bestellung des Verwalters unterliegen dem Gesetz vom 16. Mai 1975 über das Statut des Miteigentums an bebauten Grundstücken (Mémorial A Nr. 28 vom 23. Mai 1975) und der zu seiner Durchführung erlassenen großherzoglichen Verordnung vom 13. Juni 1975 (Mémorial A Nr. 34 vom 20. Juni 1975), die insbesondere die getrennte Buchführung, das im Namen der Gemeinschaft eröffnete Konto und die Archive regeln.
Die Befreiung von der Niederlassungsgenehmigung ergibt sich aus dem Gesetz vom 2. September 2011 zur Regelung des Zugangs zu den Berufen des Handwerkers, des Kaufmanns, des Industriellen sowie zu bestimmten freien Berufen, geändert durch die Gesetze vom 18. Juli 2018 und vom 26. Juli 2023 ; ihre Bedingungen werden auf Guichet.lu dargestellt.
Der Fonds de travaux ist durch Artikel 11bis des Gesetzes vom 16. Mai 1975 geregelt, eingeführt durch das Gesetz vom 30. Juni 2022 (Mémorial A Nr. 347 vom 11. Juli 2022) ; sein Anwendungsbereich wird durch die FAQ des Wohnungsbauministeriums präzisiert.