Eng kleng Koproprietéit huet net manner Dokumenter néideg wéi eng grouss. Wann d'Gestioun op e puer Persoune baséiert, hänkt d'Kontinuitéit nach méi vun enger kompletter an iwwerdroogbarer Akte of.
Dës Dokumenter vun Ufank un zesummenzesetzen, a se dann aktuell ze halen, verhënnert Ënnerbriechunge bei engem Wiessel vum Occupant, bei engem Schuedensfall oder bei enger Iwwernam vun der Gestioun. D'Lëschten hei ënnen recapituléieren, wat et nëtzlech ass ze behalen.
Akten a Reglement
Dëse Sockel definéiert, wat jidderee besëtzt, an déi gemeinsam Reegelen. Et gëtt ouni Zäitbegrenzung behalen.
- Basisakt
- Koproprietéitsreglement
- Pläng
- Beschreiwung vun de Loten
- Miteegentumsdeeler an de gemeinsamen Deeler
- Spéider Ännerungen
- Servituden
- Katasterdokumenter
Entscheedungen
Déi gemeinsam geholl Entscheedungen hunn nëmmen e Wäert, wa se getraced sinn. Behalt d'ganz Akte vun all Versammlung.
- Aberuffungen
- Dagesuerdnungen
- Vollmuechten
- Präsenzblieder
- Protokoller
- Annexen
- Resultater vun de Wahlen
- Ausserhalb vun der Versammlung erlaabt Entscheedungen
Konten
D'Finanzgestioun muss zu all Moment rekonstruéiert an iwwerpréift kënne ginn.
- Budgeten
- Fongsopruff
- Bankauszich
- Rechnungen
- Bezuelungsbeleeg
- Ofrechnungen
- Individuell Auszich
- Suivi vun den onbezuelte Sommen
- Zougewisen Fongen
- Reguléierungen
Verträg
All lafend Engagement muss identifizéierbar sinn, mat sengen Echeancen a senge Konditioune vun der Kënnegung.
- Versécherung
- Ënnerhalt
- Heizung
- Lift
- Botzen
- Reglementaresch Kontrollen
- Energie
- Mandaten
- Zousazakten
- Kënnegungen
Technesch Dokumenter
Si informéieren iwwer den Zoustand an d'Geschicht vum Gebai, nëtzlech fir den Ënnerhalt wéi och fir d'Schuedensfäll.
- Technesch Pläng
- Notizen
- Garantien
- Rapporten
- Zertifikaten
- Diagnosen
- Schlësselen a Badgen
- Geséchert technesch Zougäng
- Historik vun den Interventiounen
- Fotoen
- Akten vu Schuedensfäll
Kontakter
Dës Lëscht gëtt permanent aktuell gehalen: si ass dat éischt, wat een an engem Noutfall brauch.
- Copropriétairen
- Occupanten
- Versécherer
- Bank
- Déngschtleeschter
- Noutkontakter
- Technesch Verantwortlecher
Digital Zougäng
D'Mëttele fir den Zougang zu den Tools an de Konte musse dokumentéiert sinn, esou datt eng aner Persoun d'Gestioun weiderféiere kann.
- E-Mail-Adress vun der Koproprietéit
- Bankkont
- Späicherplazen
- Benotzten Tools
- Eventuell Domainnimm
- Vernetzten Apparater
- Prozedure fir d'Zerécksetzen
- Autoriséiert Persounen
D'Passwierder net an engem ëffentlechen Dokument oder engem Protokoll späicheren.
D'Iwwerdroung virbereeden
Op d'mannst eng Kéier am Joer iwwerpréift, datt d'Akte komplett a kohärent bleift.
- Sortéiere vun den Dokumenter
- Ofstëmmung vun de Konten
- Zoustand vun de Verträg
- Suivi vun den Entscheedungen
- Aktualiséierung vun den Zougäng
- Lafend Akten
Dat Wichtegst
- E kompletten dokumentaresche Sockel behalen.
- D'Entscheedunge formaliséieren.
- D'Konte reegelméisseg ofstëmmen.
- D'Zougäng sécheren.
- D'Iwwernam vun der Gestioun virbereeden.
Referenztexter
Déi hei ënnendrënner opgezielten Texter leeë fest, wat de Syndic muss halen an op dem neiste Stand halen. D'praktesch Lëscht vun dësem Artikel iwwerschneit sech domat, ouni sech dorop ze beschränken: si ass eng Fro vun der gudder Gestioun, net vun enger eegestänneger gesetzlecher Flicht vun der Koproprietéit oder vun de Matbesëtzer.
- Lëscht vun de Matbesëtzer — de Syndic stellt d'Lëscht vun alle Matbesëtzer op an hält se op dem neiste Stand, mat de Lotten, dem Zivilstand an dem tatsächlechen oder gewielten Domicil: Artikel 22 vum groussherzogleche Reglement vum 13. Juni 1975 (Mémorial A Nr. 34 vum 20. Juni 1975).
- Archive vum Syndicat — Konventiounen, Stécker, Korrespondenz, Pläng, Registeren an Dokumenter zum Gebai an zum Syndicat, dorënner d'Registere vun de Protokoller vun der Generalversammlung an hir Annexen; de Syndic stellt beglaabegt Kopien aus: Artikel 23 vum groussherzogleche Reglement.
- Register vun de Protokoller — d'Protokoller ginn een no deem aneren an e Register agedroen, dee speziell dofir opgemaach gouf: Artikel 10 vum groussherzogleche Reglement.
- Getrennte Comptabilitéit — de Syndic féiert fir all Syndicat eng getrennte Comptabilitéit, aus där d'comptabel Positioun vun all Matbesëtzer ervirgeet: Artikel 24 vum groussherzogleche Reglement.
- Asiicht duerch de Conseil syndical — déi habilitéiert Memberen vum Conseil syndical kënnen am Büro vum Syndic d'Stécker asinn a kopéieren: Artikel 16 vum groussherzogleche Reglement.
- Transkriptioun vum Reglement de copropriété — an de Forme vum Gesetz vum 25. September 1905 (Mémorial A Nr. 63 vum 28. Oktober 1905): Artikel 10 vum Gesetz vum 16. Mee 1975 (Mémorial A Nr. 28 vum 23. Mee 1975).
Weder d'Gesetz vum 16. Mee 1975 nach de groussherzogleche Reglement vum 13. Juni 1975 leet eng Opbewahrungsdauer fir dës Dokumenter fest. Dësen Artikel gëtt dofir keng un.
Hiweis
Dësen Artikel proposéiert eng Method fir d'dokumentaresch Organisatioun. Hie ersetzt net d'Liese vum Basisakt, vum Koproprietéitsreglement a vun den Entscheedunge vun der Versammlung, déi d'Referenz fir all Koproprietéit bleiwen.