Eng kleng Kopropriétéit huet net manner Dokumenter néideg wéi eng grouss. Wann d'Gestioun op e puer Persoune baséiert, hänkt d'Kontinuitéit nach méi vun enger kompletter an iwwerdroogbarer Akte of.
Dës Dokumenter vun Ufank un zesummenzesetzen, a se dann aktuell ze halen, verhënnert Ënnerbriechunge bei engem Wiessel vum Occupant, bei engem Schuedensfall oder bei enger Iwwernam vun der Gestioun. D'Lëschten hei ënnen recapituléieren, wat et nëtzlech ass ze behalen.
Akten a Reglement
Dëse Sockel definéiert, wat jidderee besëtzt, an déi gemeinsam Reegelen. Et gëtt ouni Zäitbegrenzung behalen.
- Basisakt
- Kopropriétéitsreglement
- Pläng
- Beschreiwung vun de Loten
- Undeeler oder Dausendstel
- Spéider Ännerungen
- Servituden
- Katasterdokumenter
Entscheedungen
Déi gemeinsam geholl Entscheedungen hunn nëmmen e Wäert, wa se getraced sinn. Behalt d'ganz Akte vun all Versammlung.
- Aberuffungen
- Dagesuerdnungen
- Vollmuechten
- Präsenzblieder
- Protokoller
- Annexen
- Resultater vun de Wahlen
- Ausserhalb vun der Versammlung erlaabt Entscheedungen
Konten
D'Finanzgestioun muss zu all Moment rekonstruéiert an iwwerpréift kënne ginn.
- Budgeten
- Fongsopruff
- Bankauszich
- Rechnungen
- Bezuelungsbeleeg
- Ofrechnungen
- Individuell Auszich
- Suivi vun den onbezuelte Sommen
- Zougewisen Fongen
- Reguléierungen
Verträg
All lafend Engagement muss identifizéierbar sinn, mat sengen Echeancen a senge Konditioune vun der Kënnegung.
- Versécherung
- Ënnerhalt
- Heizung
- Lift
- Botzen
- Reglementaresch Kontrollen
- Energie
- Mandaten
- Zousazakten
- Kënnegungen
Technesch Dokumenter
Si informéieren iwwer den Zoustand an d'Geschicht vum Gebai, nëtzlech fir den Ënnerhalt wéi och fir d'Schuedensfäll.
- Technesch Pläng
- Notizen
- Garantien
- Rapporten
- Zertifikaten
- Diagnosen
- Schlësselen a Badgen
- Geséchert technesch Zougäng
- Historik vun den Interventiounen
- Fotoen
- Akten vu Schuedensfäll
Kontakter
Dës Lëscht gëtt permanent aktuell gehalen: si ass dat éischt, wat een an engem Noutfall brauch.
- Kopropriétairen
- Occupanten
- Versécherer
- Bank
- Déngschtleeschter
- Noutkontakter
- Technesch Verantwortlecher
Digital Zougäng
D'Mëttele fir den Zougang zu den Tools an de Konte musse dokumentéiert sinn, esou datt eng aner Persoun d'Gestioun weiderféiere kann.
- E-Mail-Adress vun der Kopropriétéit
- Bankkont
- Späicherplazen
- Benotzten Tools
- Eventuell Domainnimm
- Vernetzten Apparater
- Prozedure fir d'Zerécksetzen
- Autoriséiert Persounen
D'Passwierder net an engem ëffentlechen Dokument oder engem Protokoll späicheren.
D'Iwwerdroung virbereeden
Op d'mannst eng Kéier am Joer iwwerpréift, datt d'Akte komplett a kohärent bleift.
- Sortéiere vun den Dokumenter
- Ofstëmmung vun de Konten
- Zoustand vun de Verträg
- Suivi vun den Entscheedungen
- Aktualiséierung vun den Zougäng
- Lafend Akten
Dat Wichtegst
- E kompletten dokumentaresche Sockel behalen.
- D'Entscheedunge formaliséieren.
- D'Konte reegelméisseg ofstëmmen.
- D'Zougäng sécheren.
- D'Iwwernam vun der Gestioun virbereeden.
Hiweis
Dësen Artikel proposéiert eng Method fir d'dokumentaresch Organisatioun. Hie ersetzt net d'Liese vum Basisakt, vum Kopropriétéitsreglement a vun den Entscheedunge vun der Versammlung, déi d'Referenz fir all Kopropriétéit bleiwen.