Une petite copropriété n'a pas moins besoin de documents qu'une grande. Lorsque la gestion repose sur quelques personnes, la continuité dépend davantage encore d'un dossier complet et transmissible.
Réunir ces documents dès le départ, puis les tenir à jour, évite les ruptures lors d'un changement d'occupant, d'un sinistre ou d'une reprise de la gestion. Les listes ci-dessous récapitulent ce qu'il est utile de conserver.
Actes et règlement
Ce socle définit ce que chacun possède et les règles communes. Il se conserve sans limite de durée.
- Acte de base
- Règlement de copropriété
- Plans
- Description des lots
- Quotes-parts dans les parties communes
- Modifications ultérieures
- Servitudes
- Documents cadastraux
Décisions
Les décisions prises en commun n'ont de valeur que si elles sont tracées. Conservez l'ensemble du dossier de chaque assemblée.
- Convocations
- Ordres du jour
- Pouvoirs
- Feuilles de présence
- Procès-verbaux
- Annexes
- Résultats des votes
- Décisions autorisées hors réunion
Comptes
La gestion financière doit pouvoir être reconstituée et vérifiée à tout moment.
- Budgets
- Appels de fonds
- Relevés bancaires
- Factures
- Justificatifs de paiement
- Décomptes
- Relevés individuels
- Suivi des impayés
- Fonds affectés
- Régularisations
Contrats
Chaque engagement en cours doit être identifiable, avec ses échéances et ses conditions de résiliation.
- Assurance
- Entretien
- Chauffage
- Ascenseur
- Nettoyage
- Contrôles réglementaires
- Énergie
- Mandats
- Avenants
- Résiliations
Documents techniques
Ils renseignent l'état et l'historique du bâtiment, utiles pour l'entretien comme pour les sinistres.
- Plans techniques
- Notices
- Garanties
- Rapports
- Certificats
- Diagnostics
- Clés et badges
- Accès techniques sécurisés
- Historique des interventions
- Photographies
- Dossiers de sinistres
Contacts
Cette liste se tient à jour en permanence : elle est la première chose dont on a besoin en cas d'urgence.
- Copropriétaires
- Occupants
- Assureur
- Banque
- Prestataires
- Contacts d'urgence
- Responsables techniques
Accès numériques
Les moyens d'accès aux outils et aux comptes doivent être documentés, pour qu'une autre personne puisse reprendre la main.
- Adresse email de la copropriété
- Compte bancaire
- Espaces de stockage
- Outils utilisés
- Noms de domaine éventuels
- Équipements connectés
- Procédures de récupération
- Personnes autorisées
Ne pas enregistrer les mots de passe dans un document public ou un procès-verbal.
Préparer la transmission
Au moins une fois par an, vérifiez que le dossier reste complet et cohérent.
- Classement des documents
- Rapprochement des comptes
- État des contrats
- Suivi des décisions
- Mise à jour des accès
- Dossiers en cours
Points à retenir
- Conserver un socle documentaire complet.
- Formaliser les décisions.
- Rapprocher régulièrement les comptes.
- Sécuriser les accès.
- Préparer la reprise de gestion.
Textes de référence
Les textes ci-dessous fixent ce que le syndic doit détenir et tenir à jour. La liste pratique de cet article les recoupe sans s'y limiter : elle relève de la bonne gestion, non d'une obligation légale autonome pesant sur la copropriété ou sur les copropriétaires.
- Liste des copropriétaires — le syndic établit et tient à jour la liste de tous les copropriétaires, avec les lots, l'état civil et le domicile réel ou élu : article 22 du règlement grand-ducal du 13 juin 1975 (Mémorial A n° 34 du 20 juin 1975).
- Archives du syndicat — conventions, pièces, correspondances, plans, registres et documents relatifs à l'immeuble et au syndicat, dont les registres de procès-verbaux d'assemblée et leurs pièces annexes ; le syndic en délivre copies certifiées conformes : article 23 du règlement grand-ducal.
- Registre des procès-verbaux — les procès-verbaux sont inscrits à la suite les uns des autres sur un registre spécialement ouvert à cet effet : article 10 du règlement grand-ducal.
- Comptabilité séparée — le syndic tient une comptabilité séparée par syndicat, faisant apparaître la position comptable de chaque copropriétaire : article 24 du règlement grand-ducal.
- Consultation par le conseil syndical — les membres habilités du conseil syndical peuvent prendre connaissance et copie des pièces au bureau du syndic : article 16 du règlement grand-ducal.
- Transcription du règlement de copropriété — dans les formes de la loi du 25 septembre 1905 (Mémorial A n° 63 du 28 octobre 1905) : article 10 de la loi du 16 mai 1975 (Mémorial A n° 28 du 23 mai 1975), tel qu’il résulte de la loi du 22 avril 1985 (Mémorial A n° 22 du 9 mai 1985).
Ni la loi du 16 mai 1975 ni le règlement grand-ducal du 13 juin 1975 ne fixent de durée de conservation de ces documents. Cet article n'en indique donc aucune.
Avertissement
Cet article propose une méthode d'organisation documentaire. Il ne remplace pas la lecture de l'acte de base, du règlement de copropriété et des décisions de l'assemblée, qui restent la référence pour chaque copropriété.