Une petite copropriété n'a pas moins besoin de documents qu'une grande. Lorsque la gestion repose sur quelques personnes, la continuité dépend davantage encore d'un dossier complet et transmissible.
Réunir ces documents dès le départ, puis les tenir à jour, évite les ruptures lors d'un changement d'occupant, d'un sinistre ou d'une reprise de la gestion. Les listes ci-dessous récapitulent ce qu'il est utile de conserver.
Actes et règlement
Ce socle définit ce que chacun possède et les règles communes. Il se conserve sans limite de durée.
- Acte de base
- Règlement de copropriété
- Plans
- Description des lots
- Quotes-parts ou millièmes
- Modifications ultérieures
- Servitudes
- Documents cadastraux
Décisions
Les décisions prises en commun n'ont de valeur que si elles sont tracées. Conservez l'ensemble du dossier de chaque assemblée.
- Convocations
- Ordres du jour
- Pouvoirs
- Feuilles de présence
- Procès-verbaux
- Annexes
- Résultats des votes
- Décisions autorisées hors réunion
Comptes
La gestion financière doit pouvoir être reconstituée et vérifiée à tout moment.
- Budgets
- Appels de fonds
- Relevés bancaires
- Factures
- Justificatifs de paiement
- Décomptes
- Relevés individuels
- Suivi des impayés
- Fonds affectés
- Régularisations
Contrats
Chaque engagement en cours doit être identifiable, avec ses échéances et ses conditions de résiliation.
- Assurance
- Entretien
- Chauffage
- Ascenseur
- Nettoyage
- Contrôles réglementaires
- Énergie
- Mandats
- Avenants
- Résiliations
Documents techniques
Ils renseignent l'état et l'historique du bâtiment, utiles pour l'entretien comme pour les sinistres.
- Plans techniques
- Notices
- Garanties
- Rapports
- Certificats
- Diagnostics
- Clés et badges
- Accès techniques sécurisés
- Historique des interventions
- Photographies
- Dossiers de sinistres
Contacts
Cette liste se tient à jour en permanence : elle est la première chose dont on a besoin en cas d'urgence.
- Copropriétaires
- Occupants
- Assureur
- Banque
- Prestataires
- Contacts d'urgence
- Responsables techniques
Accès numériques
Les moyens d'accès aux outils et aux comptes doivent être documentés, pour qu'une autre personne puisse reprendre la main.
- Adresse email de la copropriété
- Compte bancaire
- Espaces de stockage
- Outils utilisés
- Noms de domaine éventuels
- Équipements connectés
- Procédures de récupération
- Personnes autorisées
Ne pas enregistrer les mots de passe dans un document public ou un procès-verbal.
Préparer la transmission
Au moins une fois par an, vérifiez que le dossier reste complet et cohérent.
- Classement des documents
- Rapprochement des comptes
- État des contrats
- Suivi des décisions
- Mise à jour des accès
- Dossiers en cours
Points à retenir
- Conserver un socle documentaire complet.
- Formaliser les décisions.
- Rapprocher régulièrement les comptes.
- Sécuriser les accès.
- Préparer la reprise de gestion.
Avertissement
Cet article propose une méthode d'organisation documentaire. Il ne remplace pas la lecture de l'acte de base, du règlement de copropriété et des décisions de l'assemblée, qui restent la référence pour chaque copropriété.