Ein kleines Miteigentum braucht nicht weniger Dokumente als ein großes. Wenn die Verwaltung auf wenigen Personen ruht, hängt die Kontinuität umso mehr von einer vollständigen und übergabefähigen Akte ab.
Diese Dokumente von Anfang an zusammenzustellen und dann aktuell zu halten, vermeidet Brüche bei einem Wechsel des Bewohners, einem Schadensfall oder einer Übernahme der Verwaltung. Die nachstehenden Listen fassen zusammen, was aufzubewahren sinnvoll ist.
Urkunden und Ordnung
Diese Grundlage legt fest, was jeder besitzt, sowie die gemeinsamen Regeln. Sie wird ohne zeitliche Begrenzung aufbewahrt.
- Grundurkunde (acte de base)
- Miteigentumsordnung
- Pläne
- Beschreibung der Einheiten
- Miteigentumsanteile an den gemeinschaftlichen Teilen
- Spätere Änderungen
- Dienstbarkeiten
- Katasterunterlagen
Beschlüsse
Gemeinsam gefasste Beschlüsse haben nur Wert, wenn sie nachvollziehbar festgehalten sind. Bewahren Sie die gesamte Akte jeder Versammlung auf.
- Einberufungen
- Tagesordnungen
- Vollmachten
- Anwesenheitslisten
- Protokolle
- Anlagen
- Abstimmungsergebnisse
- Außerhalb der Versammlung zulässige Beschlüsse
Konten
Die Finanzverwaltung muss jederzeit nachvollzogen und geprüft werden können.
- Budgets
- Mittelabrufe
- Kontoauszüge
- Rechnungen
- Zahlungsnachweise
- Abrechnungen
- Einzelaufstellungen
- Nachverfolgung der Außenstände
- Zweckgebundene Rücklagen
- Ausgleichsbuchungen
Verträge
Jede laufende Verpflichtung muss erkennbar sein, mit ihren Fristen und Kündigungsbedingungen.
- Versicherung
- Wartung
- Heizung
- Aufzug
- Reinigung
- Vorgeschriebene Prüfungen
- Energie
- Mandate
- Nachträge
- Kündigungen
Technische Unterlagen
Sie geben Auskunft über Zustand und Verlauf des Gebäudes, nützlich für die Wartung wie für Schadensfälle.
- Technische Pläne
- Anleitungen
- Garantien
- Berichte
- Bescheinigungen
- Gutachten
- Schlüssel und Ausweise
- Gesicherte technische Zugänge
- Verlauf der Eingriffe
- Fotos
- Schadensakten
Kontakte
Diese Liste wird ständig aktuell gehalten: Sie ist das Erste, was man im Notfall braucht.
- Miteigentümer
- Bewohner
- Versicherer
- Bank
- Dienstleister
- Notfallkontakte
- Technische Verantwortliche
Digitale Zugänge
Die Zugangsmittel zu den Werkzeugen und Konten müssen dokumentiert werden, damit eine andere Person übernehmen kann.
- E-Mail-Adresse des Miteigentums
- Bankkonto
- Speicherbereiche
- Verwendete Werkzeuge
- Etwaige Domainnamen
- Vernetzte Geräte
- Wiederherstellungsverfahren
- Berechtigte Personen
Passwörter nicht in einem öffentlichen Dokument oder einem Protokoll speichern.
Die Übergabe vorbereiten
Prüfen Sie mindestens einmal im Jahr, ob die Akte vollständig und schlüssig bleibt.
- Ablage der Dokumente
- Abgleich der Konten
- Stand der Verträge
- Nachverfolgung der Beschlüsse
- Aktualisierung der Zugänge
- Laufende Vorgänge
Das Wichtigste
- Eine vollständige Dokumentengrundlage aufbewahren.
- Beschlüsse formell festhalten.
- Die Konten regelmäßig abgleichen.
- Die Zugänge sichern.
- Die Übernahme der Verwaltung vorbereiten.
Referenztexte
Die nachstehenden Texte legen fest, was der Verwalter vorhalten und auf dem neuesten Stand halten muss. Die praktische Liste dieses Artikels überschneidet sich mit ihnen, ohne sich darauf zu beschränken: sie ist eine Frage der guten Verwaltung, nicht einer eigenständigen gesetzlichen Pflicht der Miteigentümergemeinschaft oder der Miteigentümer.
- Liste der Miteigentümer — der Verwalter erstellt und aktualisiert die Liste aller Miteigentümer mit den Einheiten, dem Personenstand und dem tatsächlichen oder gewählten Wohnsitz: Artikel 22 der großherzoglichen Verordnung vom 13. Juni 1975 (Mémorial A Nr. 34 vom 20. Juni 1975).
- Archive der Gemeinschaft — Vereinbarungen, Unterlagen, Schriftwechsel, Pläne, Register und Dokumente zum Gebäude und zur Gemeinschaft, darunter die Register der Versammlungsprotokolle und ihre Anlagen; der Verwalter stellt beglaubigte Abschriften aus: Artikel 23 der großherzoglichen Verordnung.
- Protokollregister — die Protokolle werden nacheinander in ein eigens dafür eröffnetes Register eingetragen: Artikel 10 der großherzoglichen Verordnung.
- Getrennte Buchführung — der Verwalter führt für jede Gemeinschaft eine getrennte Buchführung, aus der die buchhalterische Position jedes Miteigentümers hervorgeht: Artikel 24 der großherzoglichen Verordnung.
- Einsicht durch den Verwaltungsbeirat — die befugten Mitglieder des Verwaltungsbeirats können im Büro des Verwalters die Unterlagen einsehen und kopieren: Artikel 16 der großherzoglichen Verordnung.
- Eintragung der Miteigentumsordnung — in den Formen des Gesetzes vom 25. September 1905 (Mémorial A Nr. 63 vom 28. Oktober 1905): Artikel 10 des Gesetzes vom 16. Mai 1975 (Mémorial A Nr. 28 vom 23. Mai 1975), in der Fassung des Gesetzes vom 22. April 1985 (Mémorial A Nr. 22 vom 9. Mai 1985).
Weder das Gesetz vom 16. Mai 1975 noch die großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975 legt eine Aufbewahrungsdauer für diese Unterlagen fest. Dieser Artikel nennt daher keine.
Hinweis
Dieser Artikel schlägt eine Methode zur Dokumentenorganisation vor. Er ersetzt nicht die Lektüre der Grundurkunde (acte de base), der Miteigentumsordnung und der Beschlüsse der Versammlung, die für jedes Miteigentum die Referenz bleiben.