Un copropriétaire peut-il exercer lui-même la fonction de syndic ?
Le droit luxembourgeois ne crée pas un statut particulier de « syndic bénévole ». Cette expression désigne généralement un copropriétaire qui exerce la fonction de syndic sans être un professionnel externe.
La dispense d’autorisation d’établissement concerne les immeubles comportant au maximum neuf lots à usage d’habitation, à condition qu’au moins l’un de ces lots appartienne au syndic copropriétaire proposé. Les deux conditions sont cumulatives.
Le mot « bénévole » ne signifie pas nécessairement que toute rémunération est interdite. Les conditions de rémunération sont fixées par l’assemblée à la majorité prévue à l’article 15. Il faut décider clairement si la personne agit gratuitement, si ses frais sont remboursés ou si une indemnité est prévue.
Le règlement de copropriété doit aussi être vérifié : il peut prévoir des conditions particulières et, selon sa rédaction, réserver la fonction à un syndic professionnel.
Quelles dépenses restent à la charge de la copropriété ?
La copropriété doit disposer d’une organisation bancaire et comptable distincte. Les sommes reçues au nom du syndicat sont versées sur un compte ouvert à son nom et le syndic tient une comptabilité séparée.
À cela s’ajoutent les frais d’envoi, d’archivage, de banque, d’assurance, de conseil ou d’assistance technique. Une gestion par un copropriétaire n’évite pas les coûts d’un professionnel nécessaire pour un chantier, un litige ou une expertise.
Comment mesurer le temps réellement consacré à la gestion ?
Le temps visible est celui de l’assemblée annuelle. Le reste se répartit en petites tâches : vérifier les paiements, classer les factures, relancer une entreprise, répondre à un occupant, suivre un sinistre ou préparer un devis.
Une copropriété calme peut demander peu d’interventions pendant plusieurs mois. Une fuite, un impayé ou des travaux importants peuvent soudain mobiliser plusieurs soirées.
Il est prudent d’identifier les tâches avant la désignation et de décider ce qui sera fait directement, remboursé ou confié à un prestataire.
Quand ce modèle fonctionne-t-il bien ?
Il convient surtout à un immeuble simple, bien documenté, sans litige majeur et dans lequel les copropriétaires coopèrent.
Il devient fragile lorsque les archives sont incomplètes, que les comptes ne sont pas arrêtés, que des travaux lourds sont attendus ou que chaque décision provoque un conflit.
Trois modèles peuvent être comparés : gestion par un copropriétaire, gestion avec assistance ponctuelle et mandat professionnel.
Comment assurer la continuité ?
Les archives appartiennent au syndicat, pas à la personne qui exerce la fonction. Les relevés, contrats, factures, procès-verbaux et accès doivent pouvoir être repris.
En cas d’empêchement ou de carence du syndic, tout intéressé peut, après une mise en demeure restée infructueuse pendant quinze jours, demander au président du tribunal d’arrondissement de confier tout ou partie de la mission à un membre du conseil syndical ou à un administrateur provisoire. Lorsque le syndicat se retrouve dépourvu de syndic, le président du conseil syndical, ou à défaut tout membre de ce conseil, convoque l’assemblée générale en vue de la désignation d’un nouveau syndic. Jusqu’à l’entrée en fonction de celui-ci, le conseil syndical accomplit les actes de gestion courante, y compris les appels de fonds, et les actes nécessités par l’urgence. Ces mécanismes existent, mais ils ne remplacent pas une documentation exploitable.
Qui supporte le risque d’une erreur de gestion ?
Un syndic professionnel dispose normalement d’une assurance de responsabilité civile professionnelle. Un copropriétaire qui accepte la fonction ne bénéficie pas nécessairement d’une couverture équivalente.
Avant sa désignation, la copropriété devrait vérifier avec son assureur ce qui est couvert pour les actes de gestion, les erreurs de paiement, les déclarations tardives et le suivi des travaux. Cette vérification ne crée pas une obligation d’assurance qui ne figurerait pas dans la loi ; elle permet simplement de mesurer un risque souvent ignoré.
Comment éviter les conflits d’intérêts ?
Toute convention entre le syndicat et le syndic, ses préposés ou alliés jusqu’au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint au même degré, doit être spécialement autorisée par une décision de l’assemblée générale. Il en est de même des conventions entre le syndicat et une entreprise dont ces personnes sont propriétaires ou associés, ou dans laquelle elles exercent les fonctions de gérant, d’administrateur, de directeur, de salarié ou de préposé (article 29 du règlement grand-ducal du 13 juin 1975, Mémorial A n° 34 du 20 juin 1975).
Dans une petite copropriété, les relations personnelles sont fréquentes. Elles doivent être déclarées et la décision documentée.
Textes de référence
- Guichet.lu, activité de syndic et dispense
- Loi du 16 mai 1975 portant statut de la copropriété des immeubles bâtis (Mémorial A n° 28 du 23 mai 1975), notamment article 22 (organisation en cas d’empêchement, de carence ou d’absence de syndic), tel que remplacé par la loi du 22 avril 1985 (Mémorial A n° 22 du 9 mai 1985)
- Règlement grand-ducal du 13 juin 1975 (Mémorial A n° 34 du 20 juin 1975), notamment articles 18, 19, 23, 24 et 29