Kann ein Miteigentümer die Funktion des Verwalters selbst ausüben?
Das luxemburgische Recht schafft keinen besonderen Status eines „ehrenamtlichen Verwalters". Dieser Ausdruck bezeichnet in der Regel einen Miteigentümer, der die Funktion des Verwalters ausübt, ohne ein externer Berufsträger zu sein.
Die Befreiung von der Niederlassungsgenehmigung betrifft Gebäude mit höchstens neun Losen zu Wohnzwecken, unter der Bedingung, dass mindestens eines dieser Lose dem als Verwalter vorgeschlagenen Miteigentümer gehört. Die beiden Bedingungen sind kumulativ.
Das Wort „ehrenamtlich" bedeutet nicht zwangsläufig, dass jede Vergütung untersagt ist. Die Vergütungsbedingungen werden von der Versammlung mit der in Artikel 15 vorgesehenen Mehrheit festgelegt. Es muss klar entschieden werden, ob die Person unentgeltlich handelt, ob ihre Auslagen erstattet werden oder ob eine Entschädigung vorgesehen ist.
Auch die Miteigentumsordnung muss geprüft werden: Sie kann besondere Bedingungen vorsehen und, je nach Formulierung, die Funktion einem berufsmäßigen Verwalter vorbehalten.
Welche Ausgaben verbleiben zulasten des Wohnungseigentums?
Das Wohnungseigentum muss über eine getrennte bank- und buchhaltungstechnische Organisation verfügen. Die im Namen der Eigentümergemeinschaft eingegangenen Beträge werden auf ein auf ihren Namen eröffnetes Konto eingezahlt, und der Verwalter führt eine getrennte Buchhaltung.
Hinzu kommen die Kosten für Versand, Archivierung, Bank, Versicherung, Beratung oder technische Unterstützung. Eine Verwaltung durch einen Miteigentümer vermeidet nicht die Kosten eines Fachmanns, der für eine Baustelle, einen Rechtsstreit oder ein Gutachten erforderlich ist.
Wie misst man die tatsächlich für die Verwaltung aufgewendete Zeit?
Die sichtbare Zeit ist die der jährlichen Versammlung. Der Rest verteilt sich auf kleine Aufgaben: Zahlungen prüfen, Rechnungen ablegen, ein Unternehmen mahnen, einem Bewohner antworten, einen Schadensfall verfolgen oder einen Kostenvoranschlag vorbereiten.
Ein ruhiges Wohnungseigentum kann über mehrere Monate hinweg wenig Eingreifen erfordern. Ein Leck, ein Zahlungsrückstand oder umfangreiche Arbeiten können plötzlich mehrere Abende in Anspruch nehmen.
Es ist ratsam, die Aufgaben vor der Bestellung zu bestimmen und zu entscheiden, was unmittelbar erledigt, erstattet oder einem Dienstleister übertragen wird.
Wann funktioniert dieses Modell gut?
Es eignet sich vor allem für ein einfaches, gut dokumentiertes Gebäude ohne größeren Rechtsstreit, in dem die Miteigentümer kooperieren.
Es wird brüchig, wenn die Archive unvollständig sind, die Konten nicht abgeschlossen werden, umfangreiche Arbeiten anstehen oder jede Entscheidung einen Konflikt auslöst.
Drei Modelle können verglichen werden: Verwaltung durch einen Miteigentümer, Verwaltung mit punktueller Unterstützung und berufsmäßiges Mandat.
Wie sichert man die Kontinuität?
Die Archive gehören der Eigentümergemeinschaft, nicht der Person, die die Funktion ausübt. Die Auszüge, Verträge, Rechnungen, Protokolle und Zugänge müssen übernommen werden können.
Im Falle einer Verhinderung oder eines Versäumnisses des Verwalters kann jeder Beteiligte nach einer fünfzehn Tage lang erfolglos gebliebenen Inverzugsetzung den Präsidenten des Bezirksgerichts ersuchen, die gesamte Aufgabe oder einen Teil davon einem Mitglied des Verwaltungsbeirats oder einem vorläufigen Verwalter zu übertragen. Ist die Eigentümergemeinschaft ohne Verwalter, so beruft der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder, in dessen Ermangelung, jedes Mitglied dieses Beirats die Versammlung im Hinblick auf die Bestellung eines neuen Verwalters ein. Bis zu dessen Amtsantritt nimmt der Verwaltungsbeirat die Handlungen der laufenden Verwaltung, einschließlich der Mittelabrufe, sowie die durch die Dringlichkeit gebotenen Handlungen wahr. Diese Mechanismen bestehen, doch sie ersetzen keine verwertbare Dokumentation.
Wer trägt das Risiko eines Verwaltungsfehlers?
Ein berufsmäßiger Verwalter verfügt normalerweise über eine Berufshaftpflichtversicherung. Ein Miteigentümer, der die Funktion übernimmt, genießt nicht zwangsläufig einen gleichwertigen Versicherungsschutz.
Vor seiner Bestellung sollte das Wohnungseigentum mit seinem Versicherer prüfen, was für die Verwaltungshandlungen, die Zahlungsfehler, die verspäteten Meldungen und die Verfolgung der Arbeiten gedeckt ist. Diese Prüfung schafft keine Versicherungspflicht, die im Gesetz nicht vorgesehen wäre; sie ermöglicht es lediglich, ein oft übersehenes Risiko einzuschätzen.
Wie vermeidet man Interessenkonflikte?
Jede Vereinbarung zwischen der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter, seinen Angestellten oder seinen Verschwägerten bis einschließlich zum dritten Grad, oder denen seines Ehegatten im selben Grad, muss durch einen Beschluss der Versammlung besonders genehmigt werden. Dasselbe gilt für Vereinbarungen zwischen der Eigentümergemeinschaft und einem Unternehmen, dessen Eigentümer oder Gesellschafter diese Personen sind oder in dem sie die Funktionen eines Geschäftsführers, Verwaltungsratsmitglieds, Direktors, Angestellten oder Beauftragten ausüben (Artikel 29 der großherzoglichen Verordnung vom 13. Juni 1975, Mémorial A Nr. 34 vom 20. Juni 1975).
In einem kleinen Wohnungseigentum sind persönliche Beziehungen häufig. Sie müssen offengelegt und die Entscheidung dokumentiert werden.
Referenztexte
- Guichet.lu, Verwaltertätigkeit und Befreiung
- Gesetz vom 16. Mai 1975 über das Statut des Miteigentums an bebauten Grundstücken (Mémorial A Nr. 28 vom 23. Mai 1975), insbesondere Artikel 22 (Regelung bei Verhinderung, Ausfall oder Fehlen eines Verwalters), ersetzt durch das Gesetz vom 22. April 1985 (Mémorial A Nr. 22 vom 9. Mai 1985)
- Großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975 (Mémorial A Nr. 34 vom 20. Juni 1975), insbesondere Artikel 18, 19, 23, 24 und 29