Choisir un syndic commence par décrire les besoins de l’immeuble, pas par comparer trois prix. Il faut ensuite vérifier le périmètre de la mission, l’organisation du gestionnaire, la reprise des dossiers et quelques éléments juridiques simples : autorisation professionnelle lorsqu’elle est requise, durée du mandat, gestion des fonds et éventuels liens avec les prestataires proposés.
Commencer par l’immeuble
Un immeuble de six appartements sans équipement collectif et une résidence de cinquante lots avec ascenseur, chauffage commun et travaux en cours ne demandent pas le même suivi.
Avant de solliciter des offres, il faut donc définir ce qui existe déjà : contrats, équipements, impayés, dossiers techniques, contentieux et décisions non encore exécutées.
Combien de temps le mandat peut-il durer ?
La loi plafonne le mandat à trois ans. (loi du 16 mai 1975, art. 14, tel que modifié par la loi du 22 avril 1985)
Cette durée doit faire partie de la comparaison, au même titre que les honoraires et les prestations.
Quels éléments juridiques simples vérifier ?
Pour un syndic professionnel, l’autorisation d’établissement applicable à son activité doit être vérifiée.
Il est aussi utile de s’assurer que les fonds seront versés sur un compte ouvert au nom du syndicat, comme l’exige le règlement grand-ducal. (RGD du 13 juin 1975, art. 28)
Enfin, la copropriété doit savoir comment sont gérées les conventions avec des entreprises liées au syndic, puisque certaines nécessitent une autorisation spéciale de l’assemblée. (RGD du 13 juin 1975, art. 29)
Faut-il joindre tous les dossiers de candidature à la convocation ?
Le règlement d’exécution ne prévoit pas une obligation générale de joindre le dossier complet de chaque candidat lorsqu’il s’agit de désigner un syndic.
En revanche, la question doit figurer à l’ordre du jour et l’assemblée ne peut valablement délibérer que sur les questions inscrites. (RGD du 13 juin 1975, art. 6)
Il reste utile de donner aux copropriétaires assez d’informations pour voter en connaissance de cause. C’est une bonne pratique de préparation, pas une formalité imposée par les textes.
Comment préparer la reprise ?
La loi impose au syndic de détenir les archives de la copropriété, mais elle ne fixe pas, dans les textes de 1975, une liste exhaustive ni un délai général de remise au successeur. (RGD du 13 juin 1975, art. 23)
Il vaut donc mieux prévoir la reprise explicitement : comptabilité, contrats, procès-verbaux, dossiers techniques, clés, accès et informations sur les chantiers.
Une transmission qui n’est pas préparée devient vite le premier problème du nouveau mandat.
Qui décide finalement ?
La désignation du syndic relève de la majorité des voix de tous les copropriétaires, avec le mécanisme de seconde assemblée prévu par la loi si cette majorité n’est pas atteinte. (loi du 16 mai 1975, art. 16 c) et dernier alinéa)