Einen Verwalter auszuwählen beginnt damit, den Bedarf des Gebäudes zu beschreiben, nicht damit, drei Preise zu vergleichen. Danach sind der Umfang des Auftrags, die Organisation des Verwalters, die Übernahme der Unterlagen und einige einfache rechtliche Punkte zu prüfen: die Berufsgenehmigung, soweit sie verlangt ist, die Dauer des Mandats, der Umgang mit den Geldern und mögliche Verbindungen zu den vorgeschlagenen Dienstleistern.
Mit dem Gebäude anfangen
Ein Haus mit sechs Wohnungen ohne gemeinschaftliche Anlagen und eine Wohnanlage mit fünfzig Einheiten, Aufzug, Zentralheizung und laufenden Arbeiten verlangen nicht dieselbe Betreuung.
Vor der Einholung von Angeboten ist daher festzuhalten, was bereits besteht: Verträge, Anlagen, Zahlungsrückstände, technische Unterlagen, Streitfälle und noch nicht ausgeführte Beschlüsse.
Wie lange darf das Mandat dauern?
Das Gesetz begrenzt das Mandat auf drei Jahre. (loi du 16 mai 1975, art. 14, tel que modifié par la loi du 22 avril 1985)
Diese Dauer gehört in den Vergleich, genauso wie das Honorar und die Leistungen.
Welche einfachen rechtlichen Punkte sind zu prüfen?
Bei einem gewerblichen Verwalter ist die für seine Tätigkeit geltende Niederlassungsgenehmigung zu prüfen.
Ebenso ist sicherzustellen, dass die Gelder auf ein Konto eingezahlt werden, das auf den Namen der Eigentümergemeinschaft eröffnet ist, wie es die großherzogliche Verordnung verlangt. (RGD du 13 juin 1975, art. 28)
Schließlich muss die Gemeinschaft wissen, wie mit Vereinbarungen mit Unternehmen umgegangen wird, die dem Verwalter nahestehen, da einige davon eine besondere Genehmigung der Versammlung brauchen. (RGD du 13 juin 1975, art. 29)
Müssen alle Bewerbungsunterlagen der Einberufung beiliegen?
Die Ausführungsverordnung sieht keine allgemeine Pflicht vor, die vollständigen Unterlagen jedes Bewerbers beizufügen, wenn ein Verwalter bestellt werden soll.
Die Frage muss allerdings auf der Tagesordnung stehen, und die Versammlung darf nur über die aufgeführten Punkte wirksam beraten. (RGD du 13 juin 1975, art. 6)
Es bleibt sinnvoll, den Miteigentümern genug Informationen zu geben, um in Kenntnis der Sache abzustimmen. Das ist gute Vorbereitung, keine von den Texten auferlegte Förmlichkeit.
Wie bereitet man die Übernahme vor?
Das Gesetz verpflichtet den Verwalter, die Archive der Gemeinschaft zu verwahren, doch die Texte von 1975 legen weder eine abschließende Liste noch eine allgemeine Frist für die Übergabe an den Nachfolger fest. (RGD du 13 juin 1975, art. 23)
Besser ist es daher, die Übernahme ausdrücklich zu regeln: Buchhaltung, Verträge, Protokolle, technische Unterlagen, Schlüssel, Zugänge und Informationen zu laufenden Baustellen.
Eine nicht vorbereitete Übergabe wird schnell zum ersten Problem des neuen Mandats.
Wer entscheidet am Ende?
Die Bestellung des Verwalters fällt unter die Mehrheit der Stimmen aller Miteigentümer, mit dem vom Gesetz vorgesehenen Mechanismus einer zweiten Versammlung, falls diese Mehrheit nicht erreicht wird. (loi du 16 mai 1975, art. 16 c) et dernier alinéa)