Lorsqu'un lot est loué, le propriétaire reçoit les appels de fonds et les décomptes de la copropriété. Cela ne signifie pas qu'il peut réclamer les mêmes montants à son locataire.
La copropriété et la relation locative sont deux rapports distincts. Le copropriétaire doit payer au syndicat les sommes dues pour son lot. Il doit ensuite déterminer séparément quelles dépenses peuvent être prises en compte dans le décompte remis au locataire.
Qui doit payer les appels de fonds à la copropriété ?
Pour la copropriété, le débiteur est le copropriétaire.
C'est donc au propriétaire du lot que le syndic adresse les appels de fonds, même lorsque le logement ou le local est occupé par un locataire.
Le propriétaire ne peut pas demander au syndic de poursuivre directement le locataire pour les sommes dues au syndicat. Il doit régler la copropriété, puis traiter avec son locataire la part des charges qui peut éventuellement lui être imputée.
Pourquoi le décompte du syndic ne peut-il pas être transmis tel quel ?
Le décompte de copropriété comprend des dépenses de nature différente.
Certaines correspondent à l'usage quotidien de l'immeuble : chauffage, eau, électricité des parties communes, nettoyage, entretien courant ou fonctionnement de certains équipements.
D'autres sont liées à la propriété du bien, à sa conservation ou à l'organisation de la copropriété.
Le décompte établi par le syndic répond donc à une question : quelle est la part du copropriétaire dans les dépenses de l'immeuble ?
Le décompte locatif répond à une autre question : quelles dépenses peuvent être réclamées au locataire compte tenu du bail et des règles applicables ?
Les deux documents ne peuvent pas être confondus.
Quelles dépenses peuvent concerner le locataire ?
Les charges imputées au locataire doivent correspondre à des dépenses réelles liées à l'usage du bien ou aux services dont il bénéficie.
Cela peut notamment concerner les consommations d'eau ou de chauffage, l'électricité des parties communes, le nettoyage, l'entretien courant ou certains frais liés aux équipements utilisés par les occupants.
La seule présence d'une dépense dans le décompte de copropriété ne suffit toutefois pas à la rendre automatiquement récupérable auprès du locataire.
Le propriétaire doit être en mesure d'expliquer la nature de la dépense, son mode de répartition et le montant réclamé.
Quelles dépenses restent liées à la propriété ?
Certaines sommes sont supportées par le propriétaire en raison de sa qualité de copropriétaire.
Il peut notamment s'agir de dépenses relatives à la gestion de la copropriété, au fonds de travaux, à des réparations importantes ou à des travaux destinés à conserver ou améliorer l'immeuble.
Ces dépenses ne correspondent pas simplement à une consommation ou à un service utilisé par le locataire. Elles participent à la conservation ou à la valeur du bien appartenant au propriétaire.
Elles doivent donc être distinguées des charges d'occupation.
Comment établir le décompte du locataire ?
Le propriétaire doit partir des dépenses réelles de l'exercice, et non simplement recopier le montant des appels de fonds.
Les appels versés pendant l'année ne sont que des provisions. Le coût définitif n'apparaît qu'après l'établissement et l'approbation des comptes de la copropriété.
Le propriétaire doit donc attendre de disposer du décompte réel, isoler les dépenses pouvant être imputées au locataire, tenir compte des provisions déjà versées par celui-ci et calculer la différence.
Si les provisions locatives dépassent les dépenses retenues, le solde est en faveur du locataire. Si elles sont insuffisantes, un complément peut être demandé dans les conditions prévues par le bail et les textes applicables.
Le locataire peut-il demander des justificatifs ?
Le locataire doit pouvoir comprendre les sommes qui lui sont réclamées et en vérifier la réalité.
Le propriétaire doit donc conserver les décomptes, factures et éléments de répartition nécessaires pour justifier le calcul.
Un montant global intitulé « charges de copropriété » ne suffit pas. Il faut distinguer les dépenses liées à l'occupation de celles qui restent attachées à la propriété du lot.
Textes de référence
Le débiteur des charges à l'égard du syndicat est le copropriétaire, en application de la loi modifiée du 16 mai 1975 portant statut de la copropriété des immeubles bâtis (art. 24). Le cadre applicable au bail figure quant à lui dans la loi modifiée du 21 septembre 2006 sur le bail à usage d'habitation.