Changer de syndic ne se règle pas par un simple courrier. Le syndic est désigné par l'assemblée générale des copropriétaires ; son remplacement doit donc, lui aussi, être préparé et décidé collectivement.
La démarche consiste à vérifier le mandat en cours, comparer les solutions, inscrire la question à l'ordre du jour, voter la désignation du nouveau syndic et organiser la transmission des dossiers. Lorsque ces étapes sont anticipées, le changement peut intervenir sans rupture dans la gestion de l'immeuble.
S'agit-il d'un non-renouvellement ou d'une révocation ?
Deux situations doivent être distinguées. Le non-renouvellement intervient lorsque le mandat arrive à son terme et que l'assemblée générale décide de ne pas le prolonger, tandis que la révocation met fin au mandat avant son échéance.
Dans les deux cas, la copropriété doit également désigner un nouveau syndic. Une lettre adressée par un ou plusieurs copropriétaires ne suffit donc pas à provoquer le changement : la décision appartient à l'assemblée générale.
Quelles règles faut-il vérifier avant de commencer ?
Le mandat du syndic ne peut pas dépasser trois ans. Sa poursuite nécessite une nouvelle décision de l'assemblée générale : il n'existe pas de reconduction tacite.
La désignation et la révocation du syndic relèvent de la majorité des voix de tous les copropriétaires, qu'ils soient présents, représentés ou absents. Si cette majorité n'est pas atteinte lors du premier vote, une nouvelle assemblée peut statuer à la majorité des copropriétaires présents ou représentés (article 15).
Avant toute démarche, il faut relire le contrat de syndic, le règlement de copropriété et les derniers procès-verbaux. Ces documents permettent d'identifier la date exacte de fin du mandat, les conditions prévues pour sa cessation et les décisions déjà prises par l'assemblée.
Étape 1 : comparer les candidats
Il est préférable de demander plusieurs propositions afin de comparer les prestations, les honoraires, la disponibilité du gestionnaire, les outils utilisés et l'expérience acquise sur des immeubles comparables. Cette comparaison doit rester factuelle : l'objectif n'est pas seulement de trouver une offre moins chère, mais de permettre aux copropriétaires de comprendre ce qui sera réellement pris en charge.
Étape 2 : inscrire la décision à l'ordre du jour
Le changement de syndic ne peut être décidé que si la question figure à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Les copropriétaires doivent recevoir suffisamment tôt les informations utiles pour examiner les candidatures et comprendre les conditions proposées. La préparation de cette étape est développée dans l'article Préparer et animer son assemblée générale.
Étape 3 : voter la désignation
L'assemblée générale se prononce selon les règles de majorité applicables. Le procès-verbal doit indiquer clairement la décision prise, l'identité du syndic désigné et la date à laquelle son mandat commence. Pour éviter une période sans gestion, la prise d'effet du nouveau mandat doit être coordonnée avec la fin du précédent.
Étape 4 : organiser la transmission
Les archives et documents de la copropriété appartiennent au syndicat des copropriétaires, qui est doté de la personnalité juridique ; le syndic ne fait que les détenir pour son compte (article 23 du règlement grand-ducal du 13 juin 1975, Mémorial A n° 34 du 20 juin 1975). Leur restitution à la fin du mandat découle de cette qualité de détenteur et des règles du mandat, et non d'une disposition propre à la copropriété : ni la loi du 16 mai 1975 ni le règlement grand-ducal du 13 juin 1975 ne nomment cette obligation, ni ne fixent de délai de remise au successeur. Il est donc prudent d'organiser cette transmission dès la décision de l'assemblée.
Un inventaire écrit permet de suivre les archives, les comptes, la situation bancaire, les fonds disponibles, les contrats, les accès numériques, les travaux en cours, les incidents, les contentieux et les coordonnées utiles. Cet inventaire devrait être signé lors de la remise.
Que se passe-t-il en cas de vacance ou de carence ?
La loi distingue deux situations. En cas d'empêchement ou de carence du syndic en fonction, tout intéressé peut, après une mise en demeure restée infructueuse pendant quinze jours, demander au président du tribunal d'arrondissement de charger de tout ou partie de la mission soit un membre du conseil syndical, soit, à défaut, un administrateur provisoire. Lorsque le syndicat se trouve dépourvu de syndic, c'est le président du conseil syndical, ou à défaut tout membre de ce conseil, qui convoque l'assemblée générale en vue de la désignation ; jusqu'à l'entrée en fonction du nouveau syndic, le conseil syndical accomplit les actes de gestion courante, y compris les appels de fonds, et les actes nécessités par l'urgence. Cette situation ne doit pas être confondue avec un changement de syndic préparé normalement par l'assemblée générale.
Textes de référence
Le changement de syndic relève notamment des articles 15, 16 et 22 de la loi du 16 mai 1975 portant statut de la copropriété des immeubles bâtis (Mémorial A n° 28 du 23 mai 1975), l'article 22 (empêchement, carence ou absence de syndic) ayant été remplacé par la loi du 22 avril 1985 (Mémorial A n° 22 du 9 mai 1985). La détention des archives et documents du syndicat par le syndic est encadrée par l'article 23 du règlement grand-ducal du 13 juin 1975 (Mémorial A n° 34 du 20 juin 1975).