Den Verwalter zu wechseln lässt sich nicht durch ein einfaches Schreiben regeln. Der Verwalter wird von der Eigentümerversammlung der Miteigentümer bestellt ; seine Ersetzung muss daher ebenfalls vorbereitet und gemeinschaftlich beschlossen werden.
Das Vorgehen besteht darin, das laufende Mandat zu überprüfen, die Lösungen zu vergleichen, die Frage auf die Tagesordnung zu setzen, über die Bestellung des neuen Verwalters abzustimmen und die Übergabe der Unterlagen zu organisieren. Wenn diese Schritte vorausschauend geplant werden, kann der Wechsel ohne Unterbrechung in der Verwaltung des Gebäudes erfolgen.
Handelt es sich um eine Nichtverlängerung oder um eine Abberufung ?
Zwei Situationen sind zu unterscheiden. Die Nichtverlängerung tritt ein, wenn das Mandat sein Ende erreicht und die Eigentümerversammlung beschließt, es nicht zu verlängern. Die Abberufung beendet das Mandat vor seinem Ablauf.
In beiden Fällen muss das Miteigentum ebenfalls einen neuen Verwalter bestellen. Ein von einem oder mehreren Miteigentümern gesandtes Schreiben genügt daher nicht, um den Wechsel herbeizuführen : die Entscheidung obliegt der Eigentümerversammlung.
Welche Regeln sind vor Beginn zu prüfen ?
Das Mandat des Verwalters darf drei Jahre nicht überschreiten. Seine Fortsetzung erfordert eine neue Entscheidung der Eigentümerversammlung : eine stillschweigende Verlängerung gibt es nicht.
Die Bestellung und die Abberufung des Verwalters unterliegen der Mehrheit der Stimmen aller Miteigentümer, ob sie anwesend, vertreten oder abwesend sind. Wird diese Mehrheit bei der ersten Abstimmung nicht erreicht, kann eine neue Versammlung mit der Mehrheit der anwesenden oder vertretenen Miteigentümer entscheiden (Artikel 15).
Vor jedem Schritt sind der Verwalter-Vertrag, die Miteigentumsordnung und die letzten Protokolle erneut zu lesen. Diese Unterlagen ermöglichen es, das genaue Datum des Mandatsendes, die für seine Beendigung vorgesehenen Bedingungen und die von der Versammlung bereits getroffenen Entscheidungen zu ermitteln.
Schritt 1: die Kandidaten vergleichen
Es ist vorzuziehen, mehrere Angebote einzuholen, um die Leistungen, die Honorare, die Verfügbarkeit des Verwalters, die verwendeten Werkzeuge und die auf vergleichbaren Gebäuden gewonnene Erfahrung zu vergleichen. Dieser Vergleich muss sachlich bleiben. Ziel ist nicht nur, ein günstigeres Angebot zu finden, sondern den Miteigentümern zu ermöglichen zu verstehen, was tatsächlich übernommen wird.
Schritt 2: die Entscheidung auf die Tagesordnung setzen
Der Wechsel des Verwalters kann nur beschlossen werden, wenn die Frage auf der Tagesordnung der Eigentümerversammlung steht. Die Miteigentümer müssen rechtzeitig die nützlichen Informationen erhalten, um die Bewerbungen zu prüfen und die vorgeschlagenen Bedingungen zu verstehen. Die Vorbereitung dieses Schritts wird im Artikel Ihre Eigentümerversammlung vorbereiten und leiten ausführlich behandelt.
Schritt 3: über die Bestellung abstimmen
Die Eigentümerversammlung entscheidet nach den anwendbaren Mehrheitsregeln. Das Protokoll muss die getroffene Entscheidung, die Identität des bestellten Verwalters und das Datum, an dem sein Mandat beginnt, klar angeben. Um eine Zeit ohne Verwaltung zu vermeiden, muss das Wirksamwerden des neuen Mandats mit dem Ende des vorherigen abgestimmt werden.
Schritt 4: die Übergabe organisieren
Die Archive und Unterlagen des Miteigentums gehören der Eigentümergemeinschaft, die Rechtspersönlichkeit besitzt. Der Verwalter hält sie lediglich für deren Rechnung (Artikel 23 der großherzoglichen Verordnung vom 13. Juni 1975, Mémorial A Nr. 34 vom 20. Juni 1975). Ihre Rückgabe am Ende des Mandats ergibt sich aus dieser Eigenschaft als Inhaber und aus den Regeln des Auftragsrechts, nicht aus einer dem Miteigentum eigenen Bestimmung: weder das Gesetz vom 16. Mai 1975 noch die großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975 benennt diese Pflicht, und keiner der beiden Texte setzt eine Frist für die Übergabe an den Nachfolger fest. Es ist daher ratsam, diese Übergabe ab der Entscheidung der Versammlung zu organisieren.
Ein schriftliches Inventar ermöglicht es, die Archive, die Konten, die Bankensituation, die verfügbaren Mittel, die Verträge, die digitalen Zugänge, die laufenden Arbeiten, die Vorfälle, die Rechtsstreitigkeiten und die nützlichen Kontaktdaten nachzuverfolgen. Dieses Inventar sollte bei der Übergabe unterzeichnet werden.
Was geschieht bei Vakanz oder Ausfall ?
Das Gesetz unterscheidet zwei Situationen. Bei Verhinderung oder Untätigkeit des amtierenden Verwalters kann jeder Betroffene, nach einer Inverzugsetzung, die fünfzehn Tage lang erfolglos geblieben ist, den Präsidenten des Bezirksgerichts ersuchen, mit der gesamten Aufgabe oder einem Teil davon entweder ein Mitglied des Verwaltungsbeirats oder, in Ermangelung dessen, einen vorläufigen Verwalter zu betrauen. Wenn das Syndikat ohne Verwalter dasteht, ist es der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder, in Ermangelung dessen, jedes Mitglied dieses Beirats, der die Eigentümerversammlung im Hinblick auf die Bestellung einberuft ; bis zum Amtsantritt des neuen Verwalters nimmt der Verwaltungsbeirat die Handlungen der laufenden Verwaltung, einschließlich der Mittelabrufe, und die durch Dringlichkeit gebotenen Handlungen vor. Diese Situation darf nicht mit einem Wechsel des Verwalters verwechselt werden, der normal von der Eigentümerversammlung vorbereitet wird.
Referenztexte
Der Wechsel des Verwalters unterliegt insbesondere den Artikeln 15, 16 und 22 des Gesetzes vom 16. Mai 1975 über das Statut des Miteigentums an bebauten Grundstücken (Mémorial A Nr. 28 vom 23. Mai 1975), wobei Artikel 22 (Verhinderung, Ausfall oder Fehlen eines Verwalters) durch das Gesetz vom 22. April 1985 (Mémorial A Nr. 22 vom 9. Mai 1985) ersetzt wurde. Die Aufbewahrung der Archive und Unterlagen des Syndikats durch den Verwalter ist durch Artikel 23 der großherzoglichen Verordnung vom 13. Juni 1975 (Mémorial A Nr. 34 vom 20. Juni 1975) geregelt.